Автоматизация обработки договорной документации

Чем быстрее обрабатывается объем договорной документации в компании, тем эффективнее выстраиваются бизнес-процессы и повышается информационная безопасность.

Система «РИО» поможет автоматизировать этот процесс, увеличить скорость договорного документооборота, сделать его полностью прозрачным, исключить потерю документов, уменьшить количество ошибок и улучшить информационную безопасность.

Оставить заявку
o1
o5
Что происходит в вашей компании сейчас
Ситуация

Ваши сотрудники вручную проверяют каждую строчку многостраничных договоров, внимательно сверяют данные с внутренними справочниками, следят, чтобы договор был отправлен вовремя, сами занимаются логистикой документов.

 

На это тратится огромное количество ресурсов, уходит много времени и денег, растет недовольство специалистов своей работой. Обработка документов требует огромной сосредоточенности. Но люди не роботы, поэтому не могут выдавать беспроигрышный результат постоянно. К тому же, часто нужно обработать документ в очень короткие сроки. Из-за усталости они могут что-то пропустить или допустить ошибку, которая, возможно, потянет весь бизнес ко дну. И это в том случае, если все люди будут вести себя добросовестно, что бывает не всегда.

 

Для того, чтобы повысить безопасность своей компании, наладить отношения с партнерами и улучшить свои бизнес-показатели, необходимо автоматизировать процесс обработки договорной документации.

 

Внедрение системы «РИО» поможет вам забыть о рутине и настроить эффективную работу.

o1
o5
Что дает автоматизация с помощью системы «РИО»
Стремление

Система «РИО» работает с помощью OCR-технологии (оптическое распознавание текста) которая автоматически переводит бумажные документы в электронный формат по заданным вами параметрам. Но на этом ее функции не заканчиваются.

 

Система «РИО» способна:

  • проверять полноту и комплектность договора, наличие подписей и печатей;

  • уведомлять о приходе или не приходе ожидаемого документа;

  • сверять договор со справочниками внутренних информационных систем;

  • определять дополнительные документы, например, анкеты, паспорта, правки, которые присутствуют в комплекте договора, и сформировать из них отдельные документы;

  • отслеживать повторное появление документов и в соответствии с заложенной логикой отправлять их на заданную проверку.

Благодаря системе «РИО» вы храните всю документацию в одном месте и имеете к ней оперативный доступ. Кроме этого, вы экономите время, так как обработка договоров займет не больше часа. А если вы дополнительно нанимали сотрудников для обработки, то теперь можете отказаться от этого и сократить расходы. Еще один плюс — исключение человеческого фактора. В систему заложена многоступенчатая верификация, что сокращает количество ошибок.

o1
o5
Как работает система «РИО»
Система

Процесс обработки договорной документации строится следующим образом:

  1. Отсканированные договоры передаются в систему «РИО»;

  2. С помощью OCR-технологии система автоматически распознает договор, как документ, а также сопровождающие его документы, проверяет комплектность договора и заполняет его атрибуты, проверяет наличие подписей и печатей;

  3. Далее система «РИО» автоматически сверяет распознанные данные со справочниками внутренних информационных систем;

  4. После этого система помечает документы, не прошедшие проверку (например, договор не найден в системе или на документе есть поле, которое нужно заполнить вручную, или ФИО на договоре отличается от ФИО из сопровождающих документов и пр.);

  5. Специалист проверяет помеченные документы и вводит вручную недостающие данные.

 

Кроме этого, система «РИО» уведомляет, пришел или не пришел ожидаемый документ. Если договор появился повторно, система отслеживает его появление по заданному процессу и отправляет на проверку.

 

В результате вы получаете каждый документ или комплект документов в электронном файле, который включает в себя отсканированный файл в формате PDF и его атрибуты.

 

В случае наличия в системе собственной системы электронного архива система «РИО» может загрузить сформированные документы в действующий электронный архив.

 

В том случае, если системы электронного архива в организации нет, то может использоваться дополнительный модуль системы — «РИО.Архив».

o1
o5
Построение процесса
Процесс

Каждый этап обработки договорной документации может быть организован на территории Заказчика или на территории Исполнителя — все зависит от особенностей бизнес-процесса и условий вашей компании.

 

Организацию работы, настройку каналов передачи данных, согласование вопросов информационной безопасности и прочие вопросы по построению эффективного рабочего бизнес-процесса компания «Делис Инфо» готова взять на себя.

 

Свяжитесь с нами, чтобы обсудить все детали сотрудничества: мы поможем сделать так, чтобы автоматизация обработки договорного документооборота была для вас максимально удобной.

процесс

o4
o5
Результат
Результат

Система «РИО» способна распознавать более 95% документов и обрабатывать ежедневно более 300 000 листов.

 

Автоматизация экономит до 80% рабочего времени, сокращает количество монотонных задач, уменьшает недочеты, а значит ускоряет процесс обработки договорных документов.

 

Мы поможем повысить производительность вашей компании, чтобы вы не тратили свои ценные ресурсы на то, что можно сделать автоматически.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня