Автоматизация обработки входящей корреспонденции

Чем крупнее бизнес, тем больше писем и документов каждый день он получает. Секретарю становится труднее разбирать и систематизировать входящую корреспонденцию, потому что в рутине непросто оставаться сосредоточенным, не делать ошибки и быстро все выполнять.

Эффективное решение этой проблемы — автоматизация процесса обработки входящей корреспонденции. В этом поможет система «РИО» — в день она может без опечаток обрабатывать более 300 000 листов и распознавать более 95% документов.

Оставить заявку
o1
o5
Что происходит в вашей компании сейчас
Вопрос

Секретарь приходит на работу в уже не самом прекрасном настроении: он знает, что сегодня, завтра и послезавтра придется разбирать сотни входящих писем. Уже одна мысль об этом монотонном процессе мешает сосредоточиться. Начался день. Секретарь берется за разбор входящей документации, видов которых невероятно большое количество.

 

Нужно учесть все: от кого пришло письмо, какое вложение в нем находится, куда положить это отправление, какие данные и кому нужно передать. В какой-то момент он теряет концентрацию, допускает опечатки или ошибки, которые могут привести к серьезным последствиям: срыву сделок, провалу финансовой операции, разрыву сотрудничества. Любой предприниматель не хочет таких результатов. Даже если секретарь делает все правильно, велика вероятность, что он делает это медленно, потому что человек не может ежедневно делать одну и ту же задачу с одинаковой скоростью. Рутина, ошибки, медленная обработка — эти недостатки можно исправить с помощью автоматизации процесса.

 

Система «РИО» способна обрабатывать входящую корреспонденцию за очень короткий срок без опечаток и правильно систематизировать все документы.

o1
o5
Что дает автоматизация с помощью системы «РИО»
Цель

Система «РИО» упрощает работу с входящей корреспонденцией в несколько раз, учитывая все ее особенности. Система способна:

  • автоматически систематизировать документы,
  • автоматически определять отправителя документа,
  • вести учет каждого входящего документа и сохранять данные о нем. 

 

Кроме этого, система «РИО» интегрирована с сервисом отслеживания отправлений Почта России, что позволяет автоматически определять статус письма, экономя ценное время.

 

Обработка входящей корреспонденции с помощью системы «РИО» предполагает ее практически полную оцифровку, то есть отказ от использования бумажных документов. Вся корреспонденция сканируется, cистема с помощью OCR-технологии (оптическое распознавание текста) распознает ее и создает электронную карточку с документом в формате PDF и его характеристиками.

 

Такая электронная карточка отправляется в определенный архив. Система «РИО» четко знает и никогда не перепутает, в каком архивном коробе и в какой папке расположен бумажный документ. 

 

Любой сотрудник организации может осуществлять работу на основании отсканированных образов и заполненной электронного карточки документа. Архив находится в удаленном доступе, поэтому сотрудники могут получать информацию, даже если работают из дома или находятся в командировке. Система «РИО» обеспечивает неотъемлемую связь бумажного и электронного документа. При желании можно всегда заказать оригинал документа из архива.

 

Если системы электронного архива в организации нет, то может использоваться дополнительный модуль системы — «РИО.Архив».

o1
o5
Как работает система «РИО»
СИСТЕМА

Обработка входящей корреспонденции происходит по следующим этапам:

  • Отсканированные договоры передаются в систему «РИО»;

  • С помощью OCR-технологии система автоматически распознает документацию, определяет отправителя и заполняет необходимые атрибуты в электронной карточке документа;

  • Далее система «РИО» автоматически сверяет распознанные данные с внутренними справочниками;

  • После этого система помечает документы, которые не прошли верификацию;

  • Специалист проверяет помеченные документы и вводит вручную недостающие данные.

 

Каждый этап обработки входящей корреспонденции может быть организован на территории Заказчика или на территории Исполнителя — все зависит от особенностей бизнес-процесса и условий вашей компании.

 

Организацию работы, настройку каналов передачи данных, согласование вопросов информационной безопасности и прочие вопросы по построению эффективного рабочего бизнес-процесса компания «Делис Инфо» готова взять на себя. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить все детали сотрудничества: мы поможем автоматизировать обработку входящей документации, чтобы она помогала эффективно работать сотрудникам и быстрее достигать поставленные бизнес-задачи.

 

 

процесс

o4
o5
Результат
Результат

Процесс автоматизации обработки входящей корреспонденции помогает:

  • сэкономить время и снизить тяжелую нагрузку со специалиста,
  • исключить человеческий фактор, уменьшить количество ошибок и опечаток,
  • правильно систематизировать документы и хранить их в удобном месте с оперативным доступом. 

 

Благодаря системе «РИО» ваша компания повысит свою производительность и достигнет новых высот. «Делис Инфо» поможет вам автоматизировать все, что возможно, и сохранить свои ценные ресурсы.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня