Штрихкодирование — это маркировка документа нанесением черно-белых полос в определенном порядке. Его задача — быстро и легко найти документ в электронной базе данных. Штрихкод можно распечатывать вместе с документом, допечатывать в конкретное поле или наклеивать. Все, что от вас требуется, — отсканировать штрихкод, и на экране компьютера откроется необходимый документ.

Есть два типа штрихкодов: линейный и двухмерный. Линейный можно увидеть на любом товаре в магазине. Его легко считывать с целью быстрого поиска в огромной базе данных.

Двухмерный код может содержать больше информации, например, ссылки на сайт или страницы с сервисной документации, в нем удобнее сохранять информацию о связанных документах. Еще одно преимущество перед линейным — двухмерный код занимает меньше места. Однако, его можно считывать только с помощью специального сканера 2D.

Представим ситуацию. Менеджер распечатывает два экземпляра актов об оказании услуг с уникальным штрихкодом, ставит подпись и печать и отправляет клиенту, который заверяет их со своей стороны и отправляет один экземпляр обратно. Менеджер сканирует штрихкод, автоматически ставится отметка «Оригинал в наличии». Затем бухгалтер может в несколько кликов сформировать отчет, проверить комплектность документов и другую необходимую информацию. Без штрихкодирования этот процесс длился в два раза медленнее и могло быть много ошибок, обусловленных человеческим фактором.

Таким образом штрихкодирование увеличивает скорость обработки документов, снижает количество недочетов, экономит деньги на трудовых ресурсах и освобождает специалистов от монотонной работы.

В самом процессе автоматизации штрихкодирование:

• привязывает отсканированный документ к карточке в информационной системе
• исключает дублирование документов
• предоставляет возможность быстрого учета при приёмке или передаче бумажного документа (до 10 000 документов в день)
• автоматически распознает параметры документов и структурирует их по видам, если в штрихкоде заложена эта информация
• заменяет при поиске документа любые другие параметры, если они не являются уникальными

После того, как каждому документу присвоят штрихкод, система «РИО» с помощью OCR-технологии способна распознать его, автоматически определить параметры документов, структурировать их и привязать электронной карточке документа в действующей информационной системе организации. В качестве хранилища всех электронных данных может выступать система «РИО.Архив». К нему подключен оперативный удаленный доступ, поэтому каждый сотрудник в офисе, дома или в командировке может пользоваться необходимой информацией.

Компания «Делис Инфо» готова провести консультацию и помочь вашей компании настроить систему печати штрихкода в тот момент, когда бумажный документ будет распечатываться на принтере.

Другой вариант — «Делис Инфо» проконсультирует и поможет настроить процесс маркировки документов с использованием самоклеющихся штрихкодов. Если объем образующихся документов небольшой, то печать и создание штрихкодов рациональнее организовать непосредственно у клиента с использованием специальных принтеров штрихкодов. При большом объеме документов, требующих маркировки, штрихкоды оправдано заказывать в типографии.

Опираясь на накопленный опыт мы готовы подобрать оптимальный вариант под потребности вашего бизнес-процесса и вашей организации.