Дробление сложных процессов на простые и контролируемые

Во многом успех любой компании зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником предприятия. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу предприятия, и тем чаще он сталкивается с недостаточной производительностью на рабочих местах. Мудрый руководитель постоянно находится в поиске способов для повышения эффективности работы компании. Один из самых популярных, приносящий ощутимые результаты, способов – оптимизация текущих бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов компании – это комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование отдельных направлений или всей деятельности организации.

Совершенствование бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.

 Наша компания профессионально занимается дроблением сложных процессов на простые и контролируемые, именно поэтому в данной статье мы поделимся практическими кейсами решения автоматизации процессов обработки документов, а также рассмотрим ключевые этапы и принципы, которые позволяют подготовить бизнес и провести эффективную оптимизацию без ошибок.

Оставить заявку
o1
o5
Пример решения по автоматизации процессов обработки документов
Пример

В нашу компанию обратилась компания X из банковской сферы, работающая с кредитными досье физических лиц (потребительский кредит, автокредит, ипотека, заявления физических лиц).

Ключевой запрос компании заключался в оптимизации процесса сканирования документации.

 

Особенность компании: однозначное понимание документов входящих в комплект, ограниченное количество видов документов и шаблонность документов.

Суммарный ежегодный объем документов варьируется от 1 млн до 50 млн штук, именно поэтому оптимизация данного процесса для компании имеет высокую значимость.

 

В качестве решения был спроектирован и реализован автоматизированный комплекс сканирования и индексирования документов.

Выстроена обработка по факту подписания сторонами кредитного досье и проверка правильности оформления бумажных документов.

Организованы перекрестные проверки с базами данных банка.

Внедрено автоматическое сравнение реестров выданных кредитов с реестром документов, поступивших на обработку.

Настроено оперативное уведомление фронт-менеджеров о любых проблемах с оформлением документа.

Результаты не заставили долго ждать и уже через квартал компания зафиксировала сокращение затрат до 5 раз по сравнению с ручной обработкой документов.

Ежедневное пополнение электронного архива актуальными документами позволило существенно повысить скорость принятия решения о выдаче кредита.

Была выстроена прямая связь учетной системы заказчика с системой электронного архива. Всё бумажные шаблоны документов были адаптированы под максимальную автоматизацию.

Фронт-менеджеры получали автоматизированную отчетность по проблемным и потерянным документам.

Регламентирован учет физического размещения всех бумажных документов.

 

И ключевым результатом спустя год после комплексного дробления сложных процессов на простые и контролируемые экономия составила порядка 100 млн руб. за отчетный год.

o1
o5
Структура выполняемых работ

Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, наша организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек.

 

Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее.

Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации бизнес-процессов.

 

Существуют различные стратегии и методики по оптимизации бизнес-процессов в компании. Каждая компания сама по себе уникальна, у нее есть индивидуальные факторы, отличающие ее от любого другого проекта. К тому же цели, задачи, слабые и сильные места не сходятся. Поэтому для начала необходимо провести очень тщательный анализ, а только потом выбрать стратегию действий.

 

Наша компания индивидуально определяет методику работы с каждым заказчиком в зависимости от сферы деятельности и целей оптимизации.

схема

Давайте рассмотрим, стандартный процесс оценки текущей ситуации в компании и выбор лучшей стратегии изменений:

 

1. Организация брифинга и фиксация запроса заказчика. Выявляются проблемы, фиксируется цель оптимизации.

 

2. Анализ бизнес-процессов. Интервьюируются ключевые держатели бизнес-процессов. Определяем границы процесса. Обозначаем основные операции и определяем роли участников бизнес-процесса.

 

3. Картографирование бизнес-процесса. Визуализация текущего процесса «AS-IS» с указанием «узких мест». Включаем в схему программы, базы, материалы, инструменты, которые используются в бизнес-процессе.

 

4. Создание модели будущей модели процесса «TO-BE».

 

5. Создание финансово-экономической модели в разрезе «AS-IS», «TO-BE» для фиксирования ожидаемого размера экономического эффекта оптимизации процесса.

 

6. Подготовка стратегии и рекомендаций по изменению бизнес-процесса.

 

7. Сопровождение и помощь в реализации изменений. Экспертная и консультационная поддержка внедрения изменений.

 

8. Ежемесячный контроль показателей эффективности внедрения стратегии.

 

Примечательно, что на каждом шаге происходит согласование с заказчиком разработанного документа для верификации текущей ситуации.

 

Последовательная реализация анализа компании в данном формате позволяет организовать работу наиболее оптимальным образом, с точки зрения производительности труда и качества работы.

 

Процесс анализа текущей ситуации и внедрения занимает от 2 до 8 недель. Сроки напрямую зависят от текущей готовности заказчика приступить к брифингу и интервьюированию сотрудников.

 

Также анализ часто сопровождается выездами в филиалы, где производятся замеры времени и общая оценка процесса.

o1
o5
ТОП-5 ошибок оптимизации бизнес-процессов
Ошибки

Совершенствование деятельности направлено на положительные изменения в компании, но иногда спешка или непродуманность действий может привести к противоположному результату.

 

Существуют типичные ошибки, которые приводят к неприятным последствиям.

 

1. Глобальные изменения

Топ-менеджмент иногда затевает кардинальные изменения в организации, и начинает воплощать их с помощью оптимизации.При этом прежние процедуры, которые были результативными, перестают работать. Новые же еще не отлажены до конца и не доказали эффективность. Поэтому перед началом перемен наша компания разделяет все процессы на те, которые работают результативно и те, которые еще не показали уверенный результат.

 

2. Оптимизация для оптимизации

Она является инструментом для достижения цели. Когда понимание цели и способов ее достижения отсутствует, мероприятия по совершенствованию деятельности будут только новой нагрузкой, по сути своей бесполезной. То, что будет оптимально в одном случае, бесполезно в другом. Например, в результате оптимизации можно добиться экономии бюджета, но при этом увеличить временной интервал решения задач, понизить качество выпускаемых товаров. Именно поэтому и необходима разрабатываемая стратегия на 6 шаге для достижения поставленных целей.

 

3. Стремление к идеалу

Когда все процедуры прописаны до мелочей, это загоняет компанию в строгие рамки и вряд ли в конечном итоге приведет к успеху. Идеальных процессов достичь практически невозможно, поскольку меняется ситуация на рынке, появляются новые технологии для достижения цели. На пути стремления к идеалу теряется много времени и ресурсов. Никто не застрахован от того, что после оптимизации процессов они уже будут неактуальны, поскольку рыночная ситуация стала другой. А как отказаться от проведенных мероприятий, когда на них потрачено столько сил, времени и материальных ресурсов. Поэтому необходимо понимание, что основная цель оптимизации – увеличение прибыли в краткосрочном периоде. Мы всегда выделяем ключевые процедуры для получения прибыли и оптимизации их в первую очередь.

 

4. Оторванность от реальности

Ошибочно проводить оптимизацию без учета текущего состояния системы. Речь идет, например, об едва начавшей прибыльно работать молодой компании, которую путем оптимизации стремятся сделать идеальной. Все изменения привязаны к сотрудникам, и, если они не хотят, не умеют или не знают, что предпринимать, они ничего делать в итоге не будут. Вместо того чтобы сосредоточиться на стратегических задачах и зарабатывании денег, руководство тратит драгоценное время на мотивацию сотрудников, которые не могут поддерживать разработанные процедуры. Когда назревает подобная проблема, мы рекомендуем провести повторно аудит процессов, затем начать оптимизировать эффективные процессы и отказаться от неэффективных.

 

5. Человеческий фактор

Человеческий фактор подразумевает наличие сильных и слабых сторон у работников компании. Бывает так, что оптимизация проводится без их учета. Например, сотрудник – хороший продавец, но работу структурировать не может. Поэтому бизнес-процесс, связанный с участком его деятельности, не работает.

Понятно, что умение продавать – это важно. Но правильная и структурированная организация труда, отчетность, аналитика не менее важны. При внедрении стратегии оптимизации компании мы отслеживаем показатели, которые позволяют достигнуть цели нашего заказчика.

o4
o5
Результат
Результат

Оптимизация бизнес-процессов — это сложная, многоплановая задача: невозможно за один приём выделить и проанализировать каждый из процессов предприятия, это кропотливый труд. Поэтому, приступая к внедрению новых, оптимизированных технологий, помимо описания целей и задач нашей компанией устанавливаются конкретные временные рамки и перечень мероприятий, необходимых для эффективной оптимизации процессов.

 

Кроме того, необходимо позаботиться об обеспечении лояльности коллектива, для чего необходимо со стороны заказчика заблаговременно проводить с сотрудниками разъяснительную работу. Не следует забывать, что человеческие ресурсы являются основной ценностью компании и значимым фактором её успешности.

 

Сознательное или бессознательное саботирование мероприятий по оптимизации может свести к нулю все усилия специалистов и высшего руководства организации. При подготовке и реализации оптимизации процессов заказчик гарантировано получает:

• Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;

• Снижение себестоимости изделия или услуги;

• Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;

• Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;

• Высвобождение ресурсов для развития компании;

• Совершенствование управляемости и планирования;

• Улучшение взаимодействия между отделами, рост эффективности, конкурентоспособности компании и достижение других побочных эффектов.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня