Интеграция систем электронного архива, учета и обработки документов с системами заказчика

Внедрение систем электронного архива позволяет современному бизнесу ускорять бизнес-процессы и экономить людские ресурсы задействованные в сфере обработки и хранения документов. Однако, положительный эффект внедрения отдельно-взятой системы нельзя считать исчерпывающим. Термин «синергия», обычно используемый при построении командной работы, вполне точно может быть применен в области системной интеграции.

Как бы грамотно не был организован электронный архив складских документов он не способен обеспечить кладовщика информацией о текущих остатках, для этого требуется система складского учета, но и простая система складского учета не предоставит кладовщику возможности быстрого доступа к оригиналам складских документов, или их сканированным копиям. Установка двух систем с разными пользовательскими интерфейсами и добавление непрофильных обязанностей специалистам бизнес-подразделений так же нельзя назвать хорошим решением.

Бизнесу требуется получить такое решение, которое, с одной стороны, позволит всем бизнес-подразделениям пользоваться необходимыми для них данными, в каких бы системах они не хранились, с другой стороны обеспечит принцип единоразового ввода данных в информационный контур компании. Для решения данной задачи требуется реализация эффективного взаимодействия систем электронного архива, учета и обработки документов с основными бизнес-системами компании.

Оставить заявку
o1
o5
Ключевые принципы интеграции информационных систем
Принципы

Опыт, полученный нашими специалистами в процессе выполнения задач по организации программного взаимодействия, позволил выработать ключевые принципы обеспечения процессов интеграции с системами Заказчика:

 

1. Методика программного взаимодействия;

2. Технология информационного обмена;

3. Формат передачи данных;

4. Номенклатурно-справочная информация.

схема

o1
o5
Методика программного взаимодействия
Методика

В процессе интеграционного взаимодействия систем между ними происходит обмен информационными сообщениями в определенном порядке или при наступлении определенных событий.

 

В качестве примера можно привести задачу обеспечения возможности расширенного поиска информации об отсканированном документе, выписанном в бизнес-системе Заказчика.

 

Когда подписанный контрагентом документ возвращается в компанию и проходит точку сканирования, система обработки документов должна распознать значения ключевых полей и сохранить сканированную версию документа в электронный архив в разрезе как можно большего числа атрибутов.

 

При этом стоит обратить внимание на тот факт, что не все атрибуты, необходимые для быстрого поиска, могут быть получены из текста документа, также, при большом числе анализируемых полей, увеличивается время обработки сканированного образа.

 

Правильным решением этой задачи будет поиск данных о документе и связанных с документом сущностях (товар, контрагент и т. п.) в бизнес-системе по небольшому набору ключевых параметров документа (номер, дата или штрих-код.).

 

При таком подходе анализ скан-образа займет минимальное время, а бизнес-система передаст в электронный архив все, необходимые для поиска атрибуты. Приведённый пример описывает, методическое решение конкретной бизнес-задачи с использованием возможностей интеграционного взаимодействия.

 

Методика не говорит о том, какие технологии и форматы передачи данных будут применены при организации взаимодействия систем, однако, она обеспечивает высокоуровневое понимание о ключевых точках и временных рамках обмена, а также рассказывает о составе передаваемых параметров.

o1
o5
Технология информационного обмена
Обмен

Выбор технологии информационного обмена напрямую зависит от выработанной методики программного взаимодействия. В очень упрощенном виде технологии обмена можно классифицировать на следующие виды:

 

1. Файловый обмен (Оффлайн режим обмена данными) – применим, если перечень событий, подлежащих обмену не большой и Заказчик не требует обеспечения актуальности данных в режиме «онлайн». При таком подходе вся необходимая информация периодически выгружается из одной системы в файл или несколько файлов на сервере и забирается с сервера другой системой. Данный метод не требователен к каналам связи и достаточно просто в отладке.

 

2. WEB-сервис (Онлайн режим обмена данными) – используется, когда требуется получить ответ на запрашиваемую информацию в момент запроса, т. к. от полученных данных может зависеть направление бизнес-процесса. Наиболее популярными сегодня являются RESTFful веб-сервисы. Однако, применяются и другие подходы, например SOAP протокол. Использование данных технологий обеспечивает возможность обмена условно-небольшими информационными пакетами между системами напрямую.

 

3. Шина данных (Сложные режимы обмена данными) – наиболее сложный в реализации подход, который применяется в тех случаях, когда необходимо обеспечить интеграционное взаимодействие сразу нескольких информационных систем, со сложной методикой обмена и большим количеством передаваемых данных. Дополнительным плюсом данного подхода является высокая надежность и полный контроль над информационными транзакциями.

o1
o5
Формат передачи данных
Формат

После того как определены методы и технология передачи информационных сообщений между системами, требуется выбрать язык передачи данных, понятный всем системам.

Подобно тому, как это происходит в человеческом обществе, языков машинного взаимодействия много, и они постоянно развиваются. Если не углубляться в детали, можно сказать, что эти языки различаются формами передаваемых сообщений или, иначе говоря, форматами данных.

Наиболее популярными можно назвать следующие три формата передачи данных:

 

1. XML (eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки) – текстовый формат, предназначенный для структурирования, хранения и передачи информации. Поддерживает хранение сложных структур данных.

 

2. JSON (JavaScript Object Notation – Объектная нотация JavaScript) — текстовый формат обмена данными. JSON является синтаксисом для представления сложных структур, массивов данных различных типов в виде строк. По сравнению с XML занимают меньше объема на диске за счет отсутствия тэгов разметки.

 

3. CSV (Comma-Separated Values – значения, разделенные запятыми) – текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных с фиксированным количеством столбцов. Каждая строка файла — это одна строка таблицы. Используется, как правило, только для передачи данных.

o1
o5
Номенклатурно-справочная информация

Актуализация справочных данных имеет важное значение для эффективной работы большинства информационных систем.

Однако, процессы интеграционного взаимодействия между несколькими системами выделяет данный процесс в один из наиболее приоритетных и даже блокирующих.

 

Если продолжить сравнивать общение машин и людей, то вопросы НСИ можно сравнить с вопросами уместного употребления различных слов при описании одного и того же понятия.

Например, если из системы «А» отправляется информационное сообщение с параметром город: «Ростов», то система «В» должна однозначно понять, что это именно «Ростов», а не «Ростов-на-Дону».

 

Разработка процедур обеспечения однозначного соответствия таких справочных данных как: Контрагенты, Товары, Виды документов, Единицы измерения и других, является неотъемлемым критерием успешной интеграции.

o4
o5
Результат
Результат

Выбор конкретных методик, технологии и формата передачи данных зависит как от сложности интеграционной задачи, так и от уже имеющихся в ИТ контуре Заказчика интеграционных возможностей. Следует так же отметит фактор наличия ИТ специалистов, обладающих советующими компетенциями. Данный фактор зачастую становится определяющим при выборе формата взаимодействия.

 

Выбирая нас в качестве партнеров по внедрению систем электронного архива, учета и обработки документов, наши Клиенты получают полноценную экспертную поддержку при построении программного взаимодействия имеющихся ИТ решений и предлагаемого нами продукта. Большой опыт и широкий стек применимых технологий позволяют нам реализовывать движение как небольших, так и значительных информационных потоков, обеспечивая Ваш бизнес актуальными и своевременными данными.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня