Организация процесса поточного сканирования

Когда в компании сканируют по 10 листов в день, кажется, что с документооборотом нет проблем, сотрудники справляются с обработкой самостоятельно и не тратят на это много времени. А что делать, если ежедневно в вашей организации требуется сканировать по 5000 документов? Есть заблуждение, что ситуацию спасёт покупка самого скоростного сканера. В большинстве случаев это не так. Чтобы избежать хаоса в работе компании, свести к минимуму большое количество ошибок и добиться необходимых бизнес-результатов, важно правильно выстроить процесс сканирования документов и настроить их распознавание с помощью автоматизированной системы. 

В этой статье мы постараемся помочь вам разобраться в том, как правильно построить процесс оцифровки документов в вашей организации.

Оставить заявку
o1
o5
Преимущества поточного сканирования
Цель

Для того, чтобы быстро и эффективно выстроить процесс сканирования, требуется подобрать соответствующее оборудование и оснащение рабочих мест. После этого важно научить сотрудников процессу сканирования, который разделен на следующие этапы: — подготовка к сканированию; — расшивка/раскрепление документов; — сканирование; — проверка качества сканирования; — скрепление документов; — упаковка документов в папки/короба; — формирование электронных документов; — загрузка результатов в электронный архив. Если сотрудник самостоятельно выполняет все указанные операции один, то его производительность никогда не будет большой. В среднем 100 документов в день. А когда количество документов для обработки исчисляется тысячами? В такой ситуации можно нанять больше сотрудников, но это достаточно затратный и не лучший вариант. Люди способны делать ошибки и не могут постоянно выдавать качественный результат. Один из способов правильно оптимизировать процесс — разделить ручной труд и организовать поточное сканирование, в котором перечень задач сотрудника будет сведен к минимуму, а большинство этапов автоматизированы.

o1
o5
Как организовать процесс поточного сканирования
Решение

Все просто. Вначале сотрудник подготавливает и расшивает документы. Расшитые листы, сложенные ровной стопкой, передаются на следующий этап, другому сотруднику. После того, как все документы отсканированы, их снова скрепляют и упаковывают. Процесс поточного сканирования: — повышает производительность в несколько раз, — экономит рабочее время сотрудников и финансовые затраты, — повышает эффективность управления документами; — сокращает время на поиски документов, — гарантирует высокое качество обработки документов без ошибок и недочетов. Таким образом, организовав процесс поточного сканирования правильно, можно повысить производительность в несколько раз. Если говорить в цифрах, то при правильной организации работы можно добиться производительности в 1000-2000 документов на одного человека в день. А если автоматизировать процесс распознавания документов (правильно организовать процесс штрихкодирования, использовать справочники, обучить систему распознавания под конкретные виды документов), то можно достичь общей производительности оцифровки более 10000 документов в день на одного человека, включая и подготовку, и сканирование, и индексацию, и проверку, и формирование конечного электронного документа. «Делис Инфо» имеет многолетний опыт построения различный процессов под индивидуальные условия любого клиента. Мы способны помочь в создании центра оцифровки документов или готовы взять исполнение данных услуг на себя. Если вам нужно организовать сканирование в удалённых офисах, мы подскажем и рассчитаем, как лучше построить сканирование: централизованно или распределённо. Мы всегда рассматриваем организацию поточного сканирования с учетом всех особенностей работы вашей организации и находим оптимальное решение.

o1
o5
Как поможет сканированию система «РИО»
Достижение

Часто бывают рабочие ситуации, когда отсканированный документ нужно получить как можно оперативнее. И тогда сотрудник вынужден быстро найти необходимые бумаги, подготовить их, отсканировать и проверить. Все это занимает достаточно много времени. Поэтому важно грамотно организовать рабочий процесс, выбрать правильное оборудования для сканирования и постараться автоматизировать как можно больше процессов. С распознаванием и проверкой документов отлично справляется система «РИО». Благодаря OCR-технологии (оптическое распознавание текста) она автоматически переводит бумажные документы в электронный формат по заданным параметрам и заполняет необходимые параметры документов. В день система «РИО» может обработать более 100 000 листов в день и автоматически распознать более 95% документов. Это экономит время сотрудников и ваши финансы — не нужно привлекать к работе дополнительных кадров. В системе заложена многоступенчатая верификация, которая сводит количество недочетов и ошибок к минимуму. Результат работы системы «РИО» — электронный PDF-файл, который пересылается в электронный архив. Таким образом вы храните всю документацию в одном месте и имеете к ней оперативный доступ. Если системы электронного архива в организации нет, то может использоваться дополнительный модуль системы — «РИО.Архив».

o4
o5
Результат
Результат

Мы готовы провести консультацию и построить процесс поточного сканирования правильно, а также организовать обработку бумажных документов и предоставить электронный архив для их хранения.

Все это поможет вашей компании избежать огромного количества ошибок, сэкономить рабочее время и финансовые затраты.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня