Организация системы архива организации

Даже небольшое делопроизводство доставляет неудобство любой компании: документы нужно где-то и как-то хранить, чтобы в любой момент можно было один из них взять в работу.

В некоторых организациях руководители считают неразумным тратить дополнительные финансы на создание надежного и структурированного места хранения документов, поэтому все бумаги хаотично располагаются на рабочих столах, а не в шкафах и папках, как это положено.

Именно поэтому важно иметь архив документов, который будет положительно влиять на эффективность работы в компании.

Оставить заявку
o1
o5
Бумажный или электронный
Вопрос

Оригиналы любых документов обычно хранятся в бумажном архиве, где все разбито по полочкам, и в случае необходимости можно быстро найти необходимое.

 

Тем не менее, оригинал требуется достаточно редко, поэтому проще и удобнее работать с электронными файлами. Для этого в компании нужно организовать еще и электронный архив, который:

— дает оперативный и удаленный доступ к одному файлу нескольким сотрудникам

— быстро формирует отчеты и показывает историю изменений

— не требует дополнительных финансовых трат и отдельного помещения.

 

Электронный архив решает проблемы бумажного и помогает компании оптимизировать документооборот. А в случае необходимости вы всегда будете знать, где находится оригинал.

 

Электронный архив можно организовать локально на сервере организации или в виде облачного хранилища на стороннем, чтобы иметь доступ к архиву через интернет. Если в работе потребовался оригинал документа, пользователь нужно отправить заявку на его изъятие в бумажный архив. Это можно сделать одним нажатием в уникальном «РИО.Архив», который связывает электронный архив и систему управления бумажным архивом.

 

Как это происходит: пользователь электронного архива нажимает на кнопку «получить документ», в это время специалист бумажного архива получает заявку, находит нужный оригинал и передает его пользователю. В системе сразу же указывается, что документ изъят из бумажного архива и передан конкретному сотруднику.

 

«Делис Инфо» готова предоставить «РИО.Архив» вашей компании, взять на себя организацию работы, настройку каналов передачи данных, согласование вопросов информационной безопасности и прочие вопросы по построению эффективного рабочего бизнес-процесса.

 

Таким образом вы сэкономите огромное количество времени и получите качественный результат. Мы работаем с компаниями любого масштаба: свяжитесь с нами, и мы обговорим сотрудничество.

o1
o5
Как организовать бумажный архив
Ответ

Этап 1. Нанять специалиста, который будет знать весь состав документации и вести архив в соответствии с законами РФ.

 

Этап 2. Структурировать и разделить документы на четыре группы:

  • бумаги, которые необходимо хранить на протяжении существования предприятия;
  • документация, которая относится к личному составу
  • бумаги, которые организация обязана сохранять более 10 лет
  • файлы, которые предприятие должно хранить не более 10 лет

На всю документацию нужно обязательно составить специальные описи, чтобы легче структурировать и понять, каких бумаг не хватает. Кроме этого, на каждой папке с документами должна быть обложка, на которой указана вся важная информация: отдел, которому принадлежит бумага; индексация; название документа; срок хранения и т. д.

 

Этап 3. Разложить документы по нумерованным стеллажам. Бумаги, используемые в редких случаях, логично положить на верхние полки, а те, которые регулярно необходимы в работе, в доступном месте.

Важный момент: по закону нельзя хранить документы с временным и постоянным сроком хранения, иначе при уничтожении неактуальных бумаг важные документы могут тоже попасть туда и исчезнуть навсегда.

 

Этап 4. Завести специальный учетный журнал, где указано, кто и когда из сотрудников организации взял документ и когда вернул. Выдача бумаг должна производиться только под роспись.

Если в компании уже существовал архив, но были претензии к его ведению, новый специалист должен:

  • произвести инвентаризацию архива (создать картотеки с атрибутами всех имеющихся дел, сверить отчеты за прошлые годы, устранить недочеты в описаниях документации и удалить недостоверную или неактуальную информацию;
  • создать картотеку на новые документы и следить за сроками хранения имеющихся файлов;
  • уничтожить всю неактуальную документацию.

Руководители фирмы обязаны составить приказ, в котором будет прописано, какие лица имеют право получать документацию из архива, а какие — нет.

o1
o5
Как создать электронный архив
Решение

Этап 1. Подготовить документы к сканированию. Для этого нужно систематизировать бумаги, их идентификацию и отсортировать по принятым в компании критериям, а также убрать с листов скрепки и скобы.

 

Этап 2. Просканировать документы. Для это необходимо выбрать тип оборудования, определиться с форматом, в который будут переведены бумажные документы, а затем верифицировать. Как только все документы оцифрованы, им необходимо задать атрибуты, благодаря которым будет осуществляться их поиск.

 

Этап 3. Настроить систему в соответствии с бизнес-процессами в организации.

 

Этап 4. Разработать регламент использования системы и обучение сотрудников.

 

Этап 5. Наладить процесс пополнения архива.

o4
o5
Результат
Результат

Создать электронный архив документов организация может самостоятельно, однако это займет большое количество времени. К тому же есть вероятность допустить ошибки на одном из этапов, что приведет к некачественной оцифровке документов.

 

В связи с этим компания «Делис Инфо» готова предоставить для хранения уже организованный «РИО.Архив», где структурировано и надежно будут храниться ваши документы, а также связаны системы электронного архива и управления бумажным архивом.

 

Кроме этого, «Делис Инфо» поможет организовать обработку бумажных документов в электронные с помощью системы «РИО». Благодаря OCR-технологии она качественно распознает текст, исключит человеческий фактор и сведет недочеты к минимуму.

 

Результат работы системы «РИО» — электронный файл в формате PDF с заполненными атрибутами бумажного документа. он попадает в  определенно заданную папку электронного архива. 

 

Каждый этап обработки документов может быть организован на территории Заказчика или на территории Исполнителя — все зависит от особенностей бизнес-процесса и условий вашей компании. «Делис Инфо» с малым, средним и крупным бизнесом: свяжитесь с нами, чтобы обсудить детали сотрудничества.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня