Организация точек сканирования на фронтальных офисах

Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. Помимо этого, оцифровка документации расширяет общение и ускоряет взаимодействие.

Сканирование документов и перевод информации в формат баз данных имеет большое значение в следующих сферах деятельности:

• в коммерческом секторе оцифровкой решается потребность основных бизнес-подразделений в быстром и качественном доступе к информации,

• в госструктурах наполненность учетных систем и реестров играет ключевую роль в предоставлении услуг,

• создание цифровых коллекций – эволюционный шаг любого учреждения культуры, направленный на привлечение посетителей.

В большинстве случаев оцифровка – это обязательный этап, без которого невозможно осуществить запланированные шаги по модернизации производственного цикла, взаимодействия с контрагентами или подведомственными организациями, обслуживания граждан.

В данной статье мы расскажем о методах и подходах к организации процессов перевода документации в электронный вид.

Оставить заявку
o1
o5
Принципы организации точек сканирования
Принцип

Одной из основных задач нашей компании является предоставление качественного сервиса по организации точек сканирования в местах наибольшего скопления документации для оперативного получения скан-образов с целью их проверки.

 

Многолетний опыт работы и глубокая экспертиза рынка оцифровки документации позволили нам сформировать ключевые принципы организации точек сканирования.

Данные принципы можно представить в виде следующей схемы:

схема

Теперь опишем каждый из этих принципов более подробно.

o1
o5
1. Комплексный анализ оцифровки документации

На первом этапе определяется перечень документации, необходимый для эффективной работы компании, а также потенциально необходимая документация.

 

Комплексный анализ документации, которая подлежит обязательной оцифровке, происходит не только на уровне рядовых сотрудников, но и с привлечением менеджмента разного уровня.

 

Распространенная ошибка, с которой нам приходилось сталкиваться — частичная оцифровка документации, что приводит к невозможности пользоваться всем подготовленным электронным ресурсом.

 

Высококвалифицированные специалисты нашей компании измеряют подлежащие оцифровке массивы документации целыми величинами для последующего расчета инфраструктурных параметров.

o1
o5
2. Экспертное сопровождение

Сканирование документов — один из самых важных шагов по оптимизации бизнес-процессов компании. Важную роль здесь играет используемое оборудование.

 

После выполнения комплексного анализа объемов оцифровки специалистами с нашей стороны формируются детальные рекомендации по организации инфраструктуры.

 

Рассмотрим ключевые аспекты рекомендаций:

 

Производительность. Производительность оборудования по сканированию документов значительны (суммарно более 500 тыс. страниц в день) и могут быть увеличены для быстрой оцифровки архива документов любого объема.

 

Локация.

Снижение потерь ненужной транспортировки, лишних этапов обработки и времени ожидания – маленькая, но важная деталь организации процесса сканирования.

 

Качество.

Значительный опыт специалистов по сканированию документов и современное оборудование для сканирования делают процесс быстрым и безопасным как с точки зрения полноты, так и с точки зрения конфиденциальности. При подборке оборудования учитываются цветность, расширение и разрешение сканируемых документов.

 

Обучение.

Для каждого сотрудника, который будет сталкиваться с оцифровкой документации предусмотрено обучение в интерактивном формате с предоставлением инструкций и образовательных материалов.

Системные администраторы, менеджеры, руководители подразделений и службы технического обсуждения – сотрудники, которые будут иметь доступ к нашим образовательным материалам.

 

Безопасность.

Каждый этап оцифровки документации происходит после согласования со службой информационной безопасности компании относительно каналов передачи данных, объему трафика и динамики заполнения места на серверах.

o1
o5
3. Обеспечение конфиденциальности и безопасности

Работа по оцифровке документации компании выполняется строго конфиденциально.

 

Информация, поступающая на сканирование, защищена от утечек и посторонних глаз, в том числе через ограниченнее доступа к точкам сканирования.

 

Согласованы всё внутренние бизнес-процессы по сканированию, получению и очистке данных.

 

Регламентация обеспечения конфиденциальности и безопасности данных является для нас одним из важных приоритетов.

 

Компоненты системы защиты данных при сканировании:

• Использование профессионального сканирующего оборудования;

• Использование системы видеонаблюдения и ограничение доступа;

• Подписание соглашения о соблюдении конфиденциальности информации.

o1
o5
4. Контроль качества электронных копий

Для обеспечения процессов контроля качества применяются различные комбинации методов визуального контроля, перечисленных ниже:

 

• полистный просмотр и сравнение подлинников документов с электронными копиями;

 

• сверка соответствия количества электронных файлов количеству листов, проверка последовательности листов;

 

• проверка физического состояния документов: выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и укрепления основы.

 

Проведение вышеперечисленных проверок позволяет существенного повысить эффективность работы бизнес-подразделений компании.

 

При организации точек сканирования на фронтальных офисах продолжительность процесса пост-проверки может быть сокращена до 1 дня для быстрой передачи скан-образцов на проверку и получения по ним ответа.

Например, клиент, который оставил заявку на микрозайм в малой финансовой организации после заполнения анкеты оперативно получит одобрение или отказ.

 

Клиентоориентированность предоставляемого сервиса – ещё одно преимущество, которое способствует быстрому принятию решений на стороне заказчика.

o4
o5
Результат
Результат

Наша компания заинтересована, чтобы Вы успешно развивали свой бизнес через применение современных технологических решений.

Выполнив комплекс мер по обследованию потребностей, обучению сотрудников, закупке и настройке необходимого оборудования, в качестве результата вы получаете:

 

  • Оперативную и эффективную обработку информации и документов;
  • Своевременное выявление ошибок;
  • Наличие точной информации по всем документам компании (местонахождение того или иного документа, срок хранения, срок исполнения, процесс исполнения и т. д.).
  • Контроль за процессом обработки документов с момента сканирования и до момента размещения информации в системе;
  • Быстрый доступ ко всем документам, которые были включены в данную систему;
  • Быстрый поиск информации по различным критериям;
  • Конфиденциальность и безопасность вашей документации.
Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня