Оцифровка документов сфере пенсионного страхования

Эффективность процессов организации, будь то государственное учреждение или частная компания, все больше зависит от того, способен ли менеджмент найти оптимальное сочетание между расходами и поступлениями средств. Особенно остро данный вопрос стоит в тех сферах, которые нельзя назвать «голубыми океанами», где рынок четко разделен между основными игроками и где вырваться вперед может лишь тот, кто максимально грамотно распорядится теми средствами, которые он имеет, поскольку больше в этой сфере взять ему просто негде. Рынок пенсионного страхования относится к таким отраслям.  

Для организаций этой сферы особенно важно оптимизировать процессы документооборота на столько, на сколько это вообще позволяют современные технологии. Только так игроки рынка пенсионного страхования смогут высвободить средства необходимые на развитие.

В данной статье речь пойдет о том, как мы помогаем превратить процесс ручной обработки документов в бизнес-процесс промышленного уровня. Здесь же постараемся осветить особенности, с которыми сталкиваются при обработке документов в сфере пенсионного страхования страховании.

Оставить заявку
o1
o5
Особенности документооборота в классическом страховании

Поток документов, рождаемый в процессе оформления страховых полисов (обязательного и добровольного пенсионного страхования), а также в процессе обработки иных документов, поступающих и отправляемых фондами можно условно разделить на две категории, в каждой из которых имеются свои особенности.

схема

o1
o5
Особенности обработки входящей и исходящей корреспонденции

Возможно, одной из главных характеристик страхового пенсионного фонда для современного потребителя является степень простоты и прозрачности его процессов. От того, на сколько отлажен в подразделениях фонда процесс работы с обращениями клиентов, зависит общее впечатление об организации.

 

При этом документы, как поступающие, так и исходящие, отличаются большим разнообразием форм и вариантов представления, что в итоге ведет к увеличение штата сотрудников. Мы хорошо знакомы с данной особенностью процессов пенсионного страхования и можем с уверенностью говорить, что при правильном сочетании грамотного подхода в организации процессов и современных технологий в обработке документов можно сэкономить до 10 млн. руб. ежегодно.

o1
o5
Экспертиза в организации бизнес-процессов
Решение

Внедрение технологии глубокой автоматизации в области документооборота как правило не обходится без корректировки имеющихся в подразделениях бизнес-процессов. При этом не редко процессы перестраиваются заново.

 

Опыт десятков внедрений позволяет с уверенностью заявлять о том, что наши Заказчики получают наиболее полную и качественную экспертизу в части реорганизации и постановки бизнес-процессов под свои задачи.

 

Наш опыт и практика наших клиентов позволяют предложить наиболее простые варианты решений, дающие максимальный синергетический эффект от соединения хорошо отлаженных имеющихся процессов и грамотно внедряемых новых.

o1
o5
Обработка по факту подписания сторонами договора страхования и проверка правильности оформления бумажных документов

Организуется процедура обработки сканированных образов договоров пенсионного страхования по факту подписания сторонами. Данные договора автоматически сверяются с данными карточки физического лица.

 

Проверяются полнота и корректность заполнения ключевых атрибутов документа. Высокая степень шаблонности документов в сочетании с полнотой описания ключевых атрибутов позволяет обеспечить значительную степень автоматизации процесса, что в свою очередь дает минимальный процент документов, требующих ручной обработки.

o1
o5
Построение автоматизированного комплекса сканирования и индексирования входящих/исходящих документов.

Реализуется процесс автоматического распознавания видов документов, адресатов отправки/получения и сценариев маршрутизации документов Анализируются виды входящих и исходящих документов. По каждому виду документа уточняются критерии их корректного заполнения, определяется состав индексируемых (определяемых, распознаваемых) атрибутов документов.

 

На основании предоставленных примеров документации и выбранных индексируемых атрибутов производится настройка, формирование шаблонов и обучение автоматизированной информационно системы «РИО» (АИС «РИО») с целью адаптации её функционала к обработке документов конкретного заказчика. Создаются «под ключ» автоматизированные места обработки входящих/исходящих документов.

o1
o5
Реализация инструментов быстрой настройки новых шаблонов документов

Если в процессе эксплуатации АИС «РИО» у компании возникает необходимость добавить новый вид документа в рабочий процесс, система предлагает инструменты для настройки новых шаблонов документов, доступные ответственным за настройку системы сотрудникам.

 

Мы заранее готовим команду специалистов на стороне заказчика и включаем её работу с первых дней внедрения системы, что дает возможность безболезненного перехода системы в полностью автономный режим работы, не требующий нашего постоянного участия.

o1
o5
Внеофисное хранение документов

По желанию заказчика мы также можем организовать процесс вне офисного хранения документов, отсканированных и проиндексированных с помощью нашей системы.

 

Четко определенные атрибуты документов и отлаженные процессы приёмки, хранения и выдачи документов, гарантируют, с одной стороны, быстрый доступ к документации, а с другой, избавляют заказчика от необходимости хранить тонны бумаги и использовать под эти нужды огромные площади.

o4
o5
Результат
Результат

После внедрения достигаются следующие результаты:

• Организация работы подразделений (out-source или in-source) ежедневной обработки документов.

• Система автоматического распознавания документов по настраиваемым атрибутам.

• Ежедневно пополняемый электронный архив документов.

• Прямая связь учетной системы Заказчика с системой электронного архива.

• Автоматизированная отчетность по проблемным документам.

• Учет физического размещения всех бумажных документов.

• Сокращение затрат от 5 до 10 раз по сравнению с ручной обработкой документов.

• Экономия: от 10 до 50 млн./год.

Правильно поставленные процессы в соединении с технологиями машинного обучения и анализа данных создают надежную основу для успешного развития наших Заказчиков.

 Мы готовы к вашему проекту и приглашаем вас на бесплатную консультацию.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня