Оцифровка документов в банковской сфере

Те, кто плюет на документы, — воск
в руках тех, кто на них не плюет.
Айрис Мёрдок

Банковская сфера является одной из наиболее автоматизированных отраслей экономики. И с первого взгляда может показаться, что отцифровывать здесь уже ничего не надо, но это не так. Существует достаточно большой сегмент деятельности банка, который не так просто уложить в рамки привычных нам личных кабинетов и мобильных приложений, этот сегмент – просроченные долговые обязательства физических и юридических лиц, в том числе приобретенные по договорам цессии, и взаимодействие с исполнительными и судебными органами. Оба этих процесса до сих во много опираются на получение оригинальных бумажных документов, т.к. речь идет об оспаривании интересов сторон в судебном порядке.

Банковская организация вынуждена содержать дополнительны штат на обслуживании такого рода документооборота, а так же для решения вопросов, связанных с защитой интересов банка в суде, которые так же рождают немалый трафик бумажных документов.

Стоит ли ставить крест на автоматизации документооборота при таких обстоятельствах, конечно, нет. Если нельзя перейти в цифровой формат обмена документами, то по крайней мере можно максимально автоматизировать процессы получения, сортировки, размещения и предоставления электронных копий.

Оставить заявку
o1
o5
Особенности документооборота в банковской сфере
Банк

Поток документов, рождаемый в процессе взаимодействия банка с юридическими и физическими лицами, а также в процессе взыскания просроченной задолженности мы условно подразделяем на четыре категории, при этом в рамках каждой категории существуют свои особенности.

схема

o1
o5
Временные потери при обработке входящих документов судебного исполнительного характера

Общение с государственными органами в рамках судебных и исполнительных производств является наиболее затратной по времени и ресурсам специалистов операцией.

 

Судебные решение, письма, решения об исполнительном производстве, хотя и являются строгими формальными документами, однако варьируются в части содержания и структуры расположения информации на листе.

Например, чтобы определить является физическое лицо ответчиком или проходит как свидетель, специалисту Банка требуется вникнуть в суть судебного решения, иначе он может неверно определить назначение документа.

o1
o5
Временные потери при поиске информации о контрагенте и формировании исходящих документов

При подготовке документов в рамках исполнительных и судебных производств по конкретному контрагенту, специалисты банка вынуждены обращать внимание на конфиденциальность данных третьих лиц, которые зачастую содержаться либо в судебных документах, либо в договорах цессии.

 

Фактически это приводит к необходимости «размывать» часть документа, оставляя нужную информацию в понятном виде и скрывая информацию третьих лиц. Данная операция требует много времени специалиста. Так же немало времени требуется, чтобы найти нужные документы если данные документы не распознаны и распознанные данные не хранятся в системе банка.

 

В некоторых случаях это приводит к невозможности найти документы на нужное физическое лицо и, как следствие, к потере возможности защитить законные интересы банка.

o1
o5
Экспертиза в организации бизнес-процессов
Решение

Внедрение технологии глубокой автоматизации в области документооборота как правило не обходится без корректировки имеющихся в подразделениях бизнес-процессов. При этом не редко процессы перестраиваются заново. Опыт десятков внедрений позволяет с уверенностью заявлять о том, что наши

 

Заказчики получают наиболее полную и качественную экспертизу в части реорганизации и постановки бизнес-процессов под свои задачи. Наш опыт и практика наших клиентов позволяют предложить наиболее простые варианты решений, дающие максимальный синергетический эффект от соединения хорошо отлаженных имеющихся процессов и грамотно внедряемых новых.

o1
o5
Построение автоматизированного комплекса сканирования и индексирования документов

Анализируются виды входящих и исходящих документов. По каждому виду документа уточняются критерии их корректного заполнения, определяется состав индексируемых (определяемых, распознаваемых) атрибутов документов.

 

На основании предоставленных примеров документации и выбранных индексируемых атрибутов производится настройка, формирование шаблонов и обучение автоматизированной информационно системы «РИО» (АИС «РИО») с целью адаптации её функционала к обработке документов конкретного заказчика.

o1
o5
Интеграция с ИС банка

Для обеспечения максимальной скорости доступа к оригиналам и и цифровым образам документов реализуется интеграционное взаимодействие системы АИС «РИО» с действующими информационными системами банка.

 

Интеграционное взаимодействие может быть реализовано с различной глубиной и уровнем детализации: от выверки общей комплектности документов по физическому лицу, до внедрения сложной системы анализа смыслового содержимого документа с применением технологий машинного обучения.

o1
o5
Реализация инструментов быстрой настройки новых шаблонов документов

Если в процессе эксплуатации АИС «РИО» у компании возникает необходимость добавить новый вид документа в рабочий процесс, система предлагает инструменты для настройки новых шаблонов документов, доступные ответственным за настройку системы сотрудникам.

 

Мы заранее готовим команду специалистов на стороне заказчика и включаем её работу с первых дней внедрения системы, что дает возможность безболезненного перехода системы в полностью автономный режим работы, не требующий нашего постоянного участия.

o1
o5
Внеофисное хранение документов

По желанию заказчика мы также можем организовать процесс вне офисного хранения документов, отсканированных и проиндексированных с помощью нашей системы.

 

Четко определенные атрибуты документов и отлаженные процессы приёмки, хранения и выдачи документов, гарантируют, с одной стороны, быстрый доступ к документации, а с другой, избавляют заказчика от необходимости хранить тонны бумаги и использовать под эти нужды огромные площади.

o4
o5
Результат
Результат

При правильно организованном внедрении достигаются следующие результаты:

• Организация работы подразделений (out-source или in-source) ежедневной обработки документов.

• Построения процесса автоматического распознавания текстов и смысла документов исполнительного и судебного делопроизводства, направляемых в банк.

• Автоматическое сравнение реестров выданных кредитов с реестром документов, поступивших на обработку.

• Построения процесса автоматического распознавания видов документов, адресатов отправки/получения и сценариев маршрутизации документов.

• Ежедневно пополняемый электронный архив документов.

• Понимание полноты и комплектности каждого досье.

• Прямая связь бухгалтерской системы Заказчика с системой электронного архива.

• Интеграция системы распознавания с ИТ-сервисами судебного и исполнительного производства.

• Адаптация бумажных шаблонов документов под максимальную автоматизацию

• Автоматизированная отчетность по проблемным документам.

• Учет физического размещения всех бумажных документов.

• Экономия: от 5 до 100 млн./год.

Правильно поставленные процессы в соединении с технологиями машинного обучения и анализа данных создают надежную основу для успешного развития наших Заказчиков.

 Мы готовы к вашему проекту и приглашаем вас на бесплатную консультацию.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня