Оцифровка документов в сфере производства
— Почему «заявление» с маленькой буквы? — Это большая! — А выглядит как маленькая! Иди, переписывай! — Вы издеваетесь? Это уже третье заявление! — Хочешь быть шефом — учись работать с документами!
Сериал «Кухня»
Производственное предприятие крупных размеров удобнее всего сравнивать с небольшим государством, здесь и свои границы, и свои законы, и, как следствие, свой номенклатурный аппарат.
Чем больше страна, чем сложнее её экономика, чем сложнее законодательство, тем больше документов рождается вместе появлением каждого нового её гражданина и каждого нового товара ею производимого, тем больше чиновников обслуживают все эти процессы. Данная зависимость полностью справедлива для крупного производственного предприятия. Штат офисных служб растет вместе с ростом производственных мощностей, при этом руководители служб и департаментов всегда готовы к сокращениям, имея в «штатке» пару десятков вакантных должностей, ну точь-в-точь, как в различного рода крупных государственных органах.
Есть ли выход из данной ситуации? Как оптимизировать численность офисного персонала, занятого ручной обработкой документов? Можно ли уйти от линейной зависимости между развитием предприятия и ростом непроизводственных площадей, требуемых для хранения документации?
В данной статье речь пойдет о том, как мы помогаем превратить процесс ручной обработки документов в бизнес-процесс промышленного уровня. Здесь же постараемся осветить особенности, с которыми сталкиваются при обработке документов в производстве.
Оставить заявкуКак уже было сказано, крупное производственное предприятие имеет, помимо основных (производственных), развитую систему непроизводственных подразделений, активно задействованных в движении и хранении документации.
Документацию по основным направлениям производственной деятельности мы условно подразделяем на три категории, при этом в рамках каждой категории существуют свои особенности.
В частности, вопрос учета кадровых документов в крупных производственных компаниях (10000 и более человек в штате) требует гибкого и многогранного подхода.
Чаще всего сотрудники работают на одних территориях, кадровые специалисты на других. Возникают вопросы оперативной передачи документов как на бумаге, так и в электронном виде.
Опыт построение бизнес-процессов связанных с кадровым документооборотом крупных организаций говорит о необходимости организовывать централизованные подразделения обработки и хранения документов.
Мы умеем организовывать быструю и интерактивную логистику (опыт интеграции с курьерскими службами) бумажных документов. Можем настроить процесс автоматической быстрой проверки документов.
Может автоматизировать работу с архивом кадровых документов (например, при поступлении заявки на увольнение, сотрудник архива в системе видит перечень документов, которые нужно подобрать, а также их точное место расположение в архиве).
Таким образом, организуются отдельные профильные участки работ, которые в значительной мере позволяют сократить затраты компании и не загружать серьёзных специалистов не профильной работой. Опыт десятков внедрений позволяет с уверенностью заявлять о том, что наши Заказчики получают наиболее полную и качественную экспертизу в части реорганизации и постановки бизнес-процессов под свои задачи.
Наш опыт и практика наших клиентов позволяют предложить наиболее простые варианты решений, дающие максимальный синергетический эффект от соединения хорошо отлаженных имеющихся процессов и грамотно внедряемых новых.
Организуются централизованные подразделения обработки и хранения документов. Обеспечивается быстрая и интерактивную логистика (интеграции с курьерскими службами) бумажных документов. Настраивается процесс автоматической быстрой проверки документов.
Автоматизируется работу с архивом документов (например, при поступлении заявки на увольнение, сотрудник архива в системе видит перечень документов, которые нужно подобрать, а также их точное место расположение в архиве).
Таким образом организуются отдельные профильные участки работ, которые в значительной мере позволяют сократить затраты компании и не загружать ключевых специалистов не профильной работой.
Анализируются виды производственных и непроизводственных документов. По каждому виду документа уточняются критерии их корректного заполнения, определяется состав индексируемых (определяемых, распознаваемых) атрибутов документов.
На основании предоставленных примеров документации и выбранных индексируемых атрибутов производится настройка, формирование шаблонов и обучение автоматизированной информационно системы «РИО» (АИС «РИО») с целью адаптации её функционала к обработке документов конкретного заказчика.
Если в процессе эксплуатации АИС «РИО» у компании возникает необходимость добавить новый вид документа в рабочий процесс, система предлагает инструменты для настройки новых шаблонов документов, доступные ответственным за настройку системы сотрудникам.
Мы заранее готовим команду специалистов на стороне заказчика и включаем её работу с первых дней внедрения системы, что дает возможность безболезненного перехода системы в полностью автономный режим работы, не требующий нашего постоянного участия.
По желанию заказчика мы также можем организовать процесс вне офисного хранения документов, отсканированных и проиндексированных с помощью нашей системы.
Четко определенные атрибуты документов и отлаженные процессы приёмки, хранения и выдачи документов, гарантируют, с одной стороны, быстрый доступ к документации, а с другой, избавляют заказчика от необходимости хранить тонны бумаги и использовать под эти нужды огромные площади.
В итоге внедрения достигаются следующие результаты:
• Организация работы подразделений (out-source или in-source) ежедневной обработки документов.
• Система автоматического распознавания документов по настраиваемым атрибутам.
• Обученный персонал Заказчика работе с автоматизированной системой.
• Ежедневно пополняемый электронный архив документов.
• Уменьшение оборачиваемости оригиналов документов и, как результат, большая их сохранность и уменьшение риска потери.
• Прямая связь учетной системы Заказчика с системой электронного архива.
• Возможность поиска документа по любому имеющемуся на предприятии классификатору.
• Учет физического размещения всех бумажных документов.
• Экономия: 5 млн./год.
Правильно поставленные процессы в соединении с технологиями машинного обучения и анализа данных создают надежную основу для успешного развития наших Заказчиков.
Мы готовы к вашему проекту и приглашаем вас на бесплатную консультацию.
