Оцифровка документов в сфере ритейла и логистики

«Паспорт, полис и ж/д билет!
Без них меня как будто бы и нет.
Сжимаю документы, затёртые до дыр.
Мы сами подарили им этот мир.»
Lumen

Наибольшее количество документов рождается при реализации компанией своих основных бизнес-процессов. Для таких сфер деятельности как логистика и ритейл данный вопрос имеет особенное значение потому, что, во-первых, данные виды бизнеса имеют прямо пропорциональную связь между прибылью и объемом проданных товаров или услуг, во-вторых сфера их деятельности как никакая другая охвачена множеством законодательных актов налоговой и других служб, выполнение которых осуществляется через постоянное предоставление документальных подтверждений результатов своей деятельности.

Иными словами – чем больше продает ритейл, чем больше перевозит логистика – тем больше большие объемы документов они обязаны обрабатывать, и зависимость абсолютно линейная.

Означает ли это, что штат сотрудников и размеры офисных помещений бухгалтерских, экспедиторских и прочих связанных с обработкой документации должен расти таким же линейным образом? В целом да, если рассматривать процесс обработки документов делом «мастера на все руки», который сам выписал, сам получил, сам проверил, сам отсканировал, сам подшил, сам на полку поставил и при необходимости сам нашел.

Если поискать аналог данному процессу в истории – лучше всего подходит ремесленная мастерская, и оттуда же из истории мы узнаем, что ремесленные мастерские были постепенно вытеснены мануфактурами с четким разделением этапов труда.

В данной статье речь пойдет о том, как мы помогаем превратить процесс ручной обработки документов в бизнес-процесс промышленного уровня. Здесь же постараемся осветить особенности, с которыми сталкиваются при обработке документов такие сферы бизнеса как ритейл и логистика.

Оставить заявку
o1
o5
Особенности документооборота в сфере ритейла и логистики
Логистика

Документацию по основным видам деятельности в этих сферах мы условно делим на две категории, при этом в рамках каждой категории существуют свои особенности.

схема

o1
o5
Документооборот с филиалами

Как правило крупный ритейл и логистика обладают развитой филиальной сетью, что накладывает дополнительные издержки на процессы, связанные с обработкой документов.

 

Одной из таких издержек является недоступность (несвоевременная доступность) первичных документов филиала главному бухгалтеру или финансовому директору ввиду удаленности и необходимости тратить отдельные ресурсы на их транспортировку. Данное обстоятельство неизбежно приводит ошибкам в учете и штрафам при проведении проверок.

o1
o5
Экспертиза в организации бизнес-процессов
Решение

Внедрение технологии глубокой автоматизации в области документооборота как правило не обходится без корректировки имеющихся в подразделениях бизнес-процессов. При этом не редко процессы перестраиваются заново.

 

Опыт десятков внедрений позволяет с уверенностью заявлять о том, что наши Заказчики получают наиболее полную и качественную экспертизу в части реорганизации и постановки бизнес-процессов под свои задачи.

 

Наш опыт и практика наших клиентов позволяют предложить наиболее простые варианты решений, дающие максимальный синергетический эффект от соединения хорошо отлаженных имеющихся процессов и грамотно внедряемых новых.

o1
o5
Построение автоматизированного комплекса сканирования и индексирования документов.

Анализируются виды отгрузочных и иных документов. По каждому виду документа уточняются критерии их корректного заполнения, определяется состав индексируемых (определяемых, распознаваемых) атрибутов документов.

 

На основании предоставленных примеров документации и выбранных индексируемых атрибутов производится настройка, формирование шаблонов и обучение автоматизированной информационно системы «РИО» (АИС «РИО») с целью адаптации её функционала к обработке документов конкретного Заказчика.

o1
o5
Реализация инструментов быстрой настройки новых шаблонов документов.

Если в процессе эксплуатации АИС «РИО» у компании возникает необходимость добавить новый вид документа в рабочий процесс, система предлагает инструменты для настройки новых шаблонов документов, доступные ответственным за настройку системы сотрудникам.

 

Мы заранее готовим команду специалистов на стороне Заказчика и включаем её работу с первых дней внедрения системы, что дает возможность безболезненного перехода системы в полностью автономный режим работы, не требующий нашего постоянного участия.

o1
o5
Внеофисное хранение документов

По желанию Заказчика мы также можем организовать процесс вне офисного хранения документов, отсканированных и проиндексированных с помощью нашей системы.

 

Четко определенные атрибуты документов и отлаженные процессы приёмки, хранения и выдачи документов, гарантируют, с одной стороны, быстрый доступ к документации, а с другой, избавляют Заказчика от необходимости хранить тонны бумаги и использовать под эти нужды огромные площади.

o4
o5
Результат
Результат

При правильно организованном внедрении достигаются следующие результаты:

• Организация работы подразделений (out-source или in-source) ежедневной обработки документов.

• Система автоматического распознавания документов по настраиваемым атрибутам.

• Ежедневно пополняемый электронный архив документов.

• Прямая связь бухгалтерской системы Заказчика с системой электронного архива.

• Автоматизированная отчетность по проблемным документам.

• Учет физического размещения всех бумажных документов.

• Экономия: до 50 млн./год.

Правильно поставленные процессы в соединении с технологиями машинного обучения и анализа данных создают надежную основу для успешного развития наших Заказчиков.

Мы готовы к вашему проекту и приглашаем вас на бесплатную консультацию.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня