Оцифровка документов в сфере ритейла и логистики
«Паспорт, полис и ж/д билет!
Без них меня как будто бы и нет.
Сжимаю документы, затёртые до дыр.
Мы сами подарили им этот мир.»
Lumen
Наибольшее количество документов рождается при реализации компанией своих основных бизнес-процессов. Для таких сфер деятельности как логистика и ритейл данный вопрос имеет особенное значение потому, что, во-первых, данные виды бизнеса имеют прямо пропорциональную связь между прибылью и объемом проданных товаров или услуг, во-вторых сфера их деятельности как никакая другая охвачена множеством законодательных актов налоговой и других служб, выполнение которых осуществляется через постоянное предоставление документальных подтверждений результатов своей деятельности.
Иными словами – чем больше продает ритейл, чем больше перевозит логистика – тем больше большие объемы документов они обязаны обрабатывать, и зависимость абсолютно линейная.
Означает ли это, что штат сотрудников и размеры офисных помещений бухгалтерских, экспедиторских и прочих связанных с обработкой документации должен расти таким же линейным образом? В целом да, если рассматривать процесс обработки документов делом «мастера на все руки», который сам выписал, сам получил, сам проверил, сам отсканировал, сам подшил, сам на полку поставил и при необходимости сам нашел.
Если поискать аналог данному процессу в истории – лучше всего подходит ремесленная мастерская, и оттуда же из истории мы узнаем, что ремесленные мастерские были постепенно вытеснены мануфактурами с четким разделением этапов труда.
В данной статье речь пойдет о том, как мы помогаем превратить процесс ручной обработки документов в бизнес-процесс промышленного уровня. Здесь же постараемся осветить особенности, с которыми сталкиваются при обработке документов такие сферы бизнеса как ритейл и логистика.
Оставить заявкуДокументацию по основным видам деятельности в этих сферах мы условно делим на две категории, при этом в рамках каждой категории существуют свои особенности.
Как правило крупный ритейл и логистика обладают развитой филиальной сетью, что накладывает дополнительные издержки на процессы, связанные с обработкой документов.
Одной из таких издержек является недоступность (несвоевременная доступность) первичных документов филиала главному бухгалтеру или финансовому директору ввиду удаленности и необходимости тратить отдельные ресурсы на их транспортировку. Данное обстоятельство неизбежно приводит ошибкам в учете и штрафам при проведении проверок.
Внедрение технологии глубокой автоматизации в области документооборота как правило не обходится без корректировки имеющихся в подразделениях бизнес-процессов. При этом не редко процессы перестраиваются заново.
Опыт десятков внедрений позволяет с уверенностью заявлять о том, что наши Заказчики получают наиболее полную и качественную экспертизу в части реорганизации и постановки бизнес-процессов под свои задачи.
Наш опыт и практика наших клиентов позволяют предложить наиболее простые варианты решений, дающие максимальный синергетический эффект от соединения хорошо отлаженных имеющихся процессов и грамотно внедряемых новых.
Анализируются виды отгрузочных и иных документов. По каждому виду документа уточняются критерии их корректного заполнения, определяется состав индексируемых (определяемых, распознаваемых) атрибутов документов.
На основании предоставленных примеров документации и выбранных индексируемых атрибутов производится настройка, формирование шаблонов и обучение автоматизированной информационно системы «РИО» (АИС «РИО») с целью адаптации её функционала к обработке документов конкретного Заказчика.
Если в процессе эксплуатации АИС «РИО» у компании возникает необходимость добавить новый вид документа в рабочий процесс, система предлагает инструменты для настройки новых шаблонов документов, доступные ответственным за настройку системы сотрудникам.
Мы заранее готовим команду специалистов на стороне Заказчика и включаем её работу с первых дней внедрения системы, что дает возможность безболезненного перехода системы в полностью автономный режим работы, не требующий нашего постоянного участия.
По желанию Заказчика мы также можем организовать процесс вне офисного хранения документов, отсканированных и проиндексированных с помощью нашей системы.
Четко определенные атрибуты документов и отлаженные процессы приёмки, хранения и выдачи документов, гарантируют, с одной стороны, быстрый доступ к документации, а с другой, избавляют Заказчика от необходимости хранить тонны бумаги и использовать под эти нужды огромные площади.
При правильно организованном внедрении достигаются следующие результаты:
• Организация работы подразделений (out-source или in-source) ежедневной обработки документов.
• Система автоматического распознавания документов по настраиваемым атрибутам.
• Ежедневно пополняемый электронный архив документов.
• Прямая связь бухгалтерской системы Заказчика с системой электронного архива.
• Автоматизированная отчетность по проблемным документам.
• Учет физического размещения всех бумажных документов.
• Экономия: до 50 млн./год.
Правильно поставленные процессы в соединении с технологиями машинного обучения и анализа данных создают надежную основу для успешного развития наших Заказчиков.
Мы готовы к вашему проекту и приглашаем вас на бесплатную консультацию.
