Построение единого центра обработки документов

Одно из ключевых преимуществ компании-лидера сегодня – отлаженная система документооборота. При этом чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство. Невнимание к грамотной организации обработки документов может привести к непредвиденным расходам. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы.

В условиях быстрого технологического прогресса оптимизация бизнеса стала сильным конкурентным преимуществом для многих компаний, стремящихся к успеху, росту и масштабированию. Дополнительно, пандемия вывела в лидеры компании с высоким темпом ведения бизнеса, фокусировкой на конечный результат и удовлетворенность пользователя.

В данной статье речь пойдет о том, как мы помогаем превратить процесс обработки и хранения документов компании в удобный сервис, ориентированный на улучшения показателей вашего бизнеса. Четко определенные атрибуты документов и отлаженные процессы приёмки, хранения и выдачи документов, гарантируют, с одной стороны, быстрый доступ к документации, а с другой, избавляют заказчика от необходимости хранить тонны бумаги и использовать под эти нужды огромные площади.

Оставить заявку
o1
o5
Единый центр обработки документов
Центр

Единый центр обработки документов – это инструмент, при помощи которого мы помогаем оптимизировать процессы обработки и хранения документации с учетом особенностей наших Заказчиков.

 

При централизованном подходе не нужно закупать технику в филиалы и заниматься её обслуживанием, а филиалы перестают заниматься не профильной работой. В едином центре предусмотрены различные жизненные цикл документации в зависимости от вида документа, прописаны правила оборота документов – от приема, до оформления и отправки, а также обеспечен контроль входящей и исходящей корреспонденции.

 

Основная идея центра обработки документов – реализация комплекса мер по сопровождению, хранению и обработке документов с целью повышения эффективности бизнеса в целом.

 

Ниже изображены ключевые функциональные возможности центра обработки документов.

схема

o1
o5
1. Поточное сканирование и распознавание.

Массовая обработка бумажных документов организована по принципу конвейерной обработки, в процессе которой выполняется поточное сканирования и автоматическая систематизации документов.

 

Система АИС «РИО» автоматически распознает виды документов и значения ключевых (индексируемых) атрибутов.

 

В кратком представлении обработка документов состоит из следующих этапов:

• подготовка оригиналов к сканированию, уделение скреп и скоб, добавление технологических листов;

• сканирование и штрихкодирование документов;

• распознавание сканированных копий документов;

• определение видов документов и проверка комплектности;

• выявление ключевых атрибутов документов и анализ их значений;

• автоматическая маршрутизация документов и предоставление доступа специалистам Заказчика.

o1
o5
2. Маршрутизация входящей и исходящей корреспонденции.

Центр функционирует по принципу единого окна, предоставляя возможность совершать большое количество операций с документами в одном месте.

 

Продуманная инфраструктура и высокий уровень подготовки персонала превращают бумажную волокиту в прозрачный и управляемый процесс.

 

Маршрутизация входящей и исходящей корреспонденции в одном месте позволяет экономить ресурсы и время, особенно если речь идет о документообороте в крупных холдингах с множеством филиалов.

 

Централизованное подразделение четко и однозначно знает какие документы вернулись, а какие не дошли до организации, что, с одной стороны, обеспечивает минимизацию потерь первичной документации, а с другой, помогает контролировать необходимый уровень комплектности.

o1
o5
3. Быстрый поиск и подбор документов.

Единый подход к организации хранения позволяет центру обеспечивать быстрый поиск и подбор необходимых для бизнеса документов в кратчайшие сроки.

 

Прием и обработка документов, систематическая отчетность, контроль уничтожения документов в срок, регламентирование процесса списания и регистрации документов – малый перечень функционала, который позволяет обеспечивать выдачу нужной вам документации по запросу.

 

Помимо этого, все документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние».

 

При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

 

Такая система позволяет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

o1
o5
4. Контроля качества.

Квалифицированные специалисты центра проходят специальное обучение и применяют эффективные методы обработки и хранения документов, в зависимости от объемов документов и внутренних процессов бизнеса.

 

Алгоритмы машинного обучения, роботизированные сервисы и специально обученные нейронные сети, помогают специалистам выявлять документы, оформленные с ошибкой, и фактически инициируют бизнес-процесс по исправлению (переподписанию) документов.

 

Таким образом уже работающие документы проходят дополнительный «постконтроль», обеспечивающий максимальный уровень качества.

o1
o5
5. Электронный архив.

Одним из важнейших элементов цифровой экономики стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами.

 

Единый центр обработки документов знает, как сформировать процесс построения системы электронного документооборота именно для вашей компании.

 

Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным неоспоримы:

 

1. Сокращение времени на обработку документа в десятки раз, сокращение затрат на канцелярию, а также на оплату труда сотрудников канцелярии и архивариусов;

 

2. Исключены потери документов;

 

3. Возможность быстро подготовить пул необходимых документов к налоговой проверке или любым другим мероприятиям;

 

4. Своевременная доставка и получение документов;

 

5. Ускорение расчетов и платежей;

o1
o5
6. Управление процессами.

Единый центр обработки документов помогает выстроить бизнес-процессы по работе с документацией. Помимо основной услуги по обработке и хранению документов центр обеспечивают сервис по отладке процессов коммуникации, передачи документов и информационной поддержке для удобства заказчика.

 

Опыт десятков внедрений позволяет с уверенностью заявлять о том, что наши Заказчики получают наиболее полную и качественную экспертизу в части реорганизации и постановки бизнес-процессов под свои задачи.

 

Наш опыт и практика наших клиентов позволяют предложить наиболее простые варианты решений, дающие максимальный синергетический эффект от соединения хорошо отлаженных имеющихся процессов и грамотно внедряемых новых.

o4
o5
Результат
Результат

Внедрение единого центра обработки документов позволяет нашим Заказчикам достигать следующих результатов:

 

• Сокращение затрат на содержание непрофильного персонала, покупку техники и канцелярию;

• Сокращение времени на поиск и подбор документов;

• Повышения контроля качества, полноты и корректности содержания документов;

• Сокращение бумажного документооборота;

• Автоматизированная отчетность по проблемным документам;

• Повышение производительности за счёт централизованной обработки документов;

• Исключение случаев потери документов;

• Контроль версий документов;

• Автоматизация процессов обработки и передачи документов;

• Повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки, согласование ответственными лицами и т. д.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня