Единый центр обработки документов – это инструмент, при помощи которого мы помогаем оптимизировать процессы обработки и хранения документации с учетом особенностей наших Заказчиков.

При централизованном подходе не нужно закупать технику в филиалы и заниматься её обслуживанием, а филиалы перестают заниматься не профильной работой. В едином центре предусмотрены различные жизненные цикл документации в зависимости от вида документа, прописаны правила оборота документов – от приема, до оформления и отправки, а также обеспечен контроль входящей и исходящей корреспонденции.

Основная идея центра обработки документов – реализация комплекса мер по сопровождению, хранению и обработке документов с целью повышения эффективности бизнеса в целом.

Ниже изображены ключевые функциональные возможности центра обработки документов.

Массовая обработка бумажных документов организована по принципу конвейерной обработки, в процессе которой выполняется поточное сканирования и автоматическая систематизации документов.

Система АИС «РИО» автоматически распознает виды документов и значения ключевых (индексируемых) атрибутов.

В кратком представлении обработка документов состоит из следующих этапов:

• подготовка оригиналов к сканированию, уделение скреп и скоб, добавление технологических листов;

• сканирование и штрихкодирование документов;

• распознавание сканированных копий документов;

• определение видов документов и проверка комплектности;

• выявление ключевых атрибутов документов и анализ их значений;

• автоматическая маршрутизация документов и предоставление доступа специалистам Заказчика.

Центр функционирует по принципу единого окна, предоставляя возможность совершать большое количество операций с документами в одном месте.

Продуманная инфраструктура и высокий уровень подготовки персонала превращают бумажную волокиту в прозрачный и управляемый процесс.

Маршрутизация входящей и исходящей корреспонденции в одном месте позволяет экономить ресурсы и время, особенно если речь идет о документообороте в крупных холдингах с множеством филиалов.

Централизованное подразделение четко и однозначно знает какие документы вернулись, а какие не дошли до организации, что, с одной стороны, обеспечивает минимизацию потерь первичной документации, а с другой, помогает контролировать необходимый уровень комплектности.

Единый подход к организации хранения позволяет центру обеспечивать быстрый поиск и подбор необходимых для бизнеса документов в кратчайшие сроки.

Прием и обработка документов, систематическая отчетность, контроль уничтожения документов в срок, регламентирование процесса списания и регистрации документов – малый перечень функционала, который позволяет обеспечивать выдачу нужной вам документации по запросу.

Помимо этого, все документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние».

При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система позволяет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Квалифицированные специалисты центра проходят специальное обучение и применяют эффективные методы обработки и хранения документов, в зависимости от объемов документов и внутренних процессов бизнеса.

Алгоритмы машинного обучения, роботизированные сервисы и специально обученные нейронные сети, помогают специалистам выявлять документы, оформленные с ошибкой, и фактически инициируют бизнес-процесс по исправлению (переподписанию) документов.

Таким образом уже работающие документы проходят дополнительный «постконтроль», обеспечивающий максимальный уровень качества.

Одним из важнейших элементов цифровой экономики стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами.

Единый центр обработки документов знает, как сформировать процесс построения системы электронного документооборота именно для вашей компании.

Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным неоспоримы:

1. Сокращение времени на обработку документа в десятки раз, сокращение затрат на канцелярию, а также на оплату труда сотрудников канцелярии и архивариусов;

2. Исключены потери документов;

3. Возможность быстро подготовить пул необходимых документов к налоговой проверке или любым другим мероприятиям;

4. Своевременная доставка и получение документов;

5. Ускорение расчетов и платежей;

Единый центр обработки документов помогает выстроить бизнес-процессы по работе с документацией. Помимо основной услуги по обработке и хранению документов центр обеспечивают сервис по отладке процессов коммуникации, передачи документов и информационной поддержке для удобства заказчика.

Опыт десятков внедрений позволяет с уверенностью заявлять о том, что наши Заказчики получают наиболее полную и качественную экспертизу в части реорганизации и постановки бизнес-процессов под свои задачи.

Наш опыт и практика наших клиентов позволяют предложить наиболее простые варианты решений, дающие максимальный синергетический эффект от соединения хорошо отлаженных имеющихся процессов и грамотно внедряемых новых.