Одно из ключевых преимуществ компании-лидера сегодня – отлаженная система документооборота. При этом чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство. Невнимание к грамотной организации обработки документов может привести к непредвиденным расходам. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы.
В условиях быстрого технологического прогресса оптимизация бизнеса стала сильным конкурентным преимуществом для многих компаний, стремящихся к успеху, росту и масштабированию. Дополнительно, пандемия вывела в лидеры компании с высоким темпом ведения бизнеса, фокусировкой на конечный результат и удовлетворенность пользователя.
В данной статье речь пойдет о том, как мы помогаем превратить процесс обработки и хранения документов компании в удобный сервис, ориентированный на улучшения показателей вашего бизнеса. Четко определенные атрибуты документов и отлаженные процессы приёмки, хранения и выдачи документов, гарантируют, с одной стороны, быстрый доступ к документации, а с другой, избавляют заказчика от необходимости хранить тонны бумаги и использовать под эти нужды огромные площади.
Оставить заявкуЕдиный центр обработки документов – это инструмент, при помощи которого мы помогаем оптимизировать процессы обработки и хранения документации с учетом особенностей наших Заказчиков.
При централизованном подходе не нужно закупать технику в филиалы и заниматься её обслуживанием, а филиалы перестают заниматься не профильной работой. В едином центре предусмотрены различные жизненные цикл документации в зависимости от вида документа, прописаны правила оборота документов – от приема, до оформления и отправки, а также обеспечен контроль входящей и исходящей корреспонденции.
Основная идея центра обработки документов – реализация комплекса мер по сопровождению, хранению и обработке документов с целью повышения эффективности бизнеса в целом.
Ниже изображены ключевые функциональные возможности центра обработки документов.
Массовая обработка бумажных документов организована по принципу конвейерной обработки, в процессе которой выполняется поточное сканирования и автоматическая систематизации документов.
Система АИС «РИО» автоматически распознает виды документов и значения ключевых (индексируемых) атрибутов.
В кратком представлении обработка документов состоит из следующих этапов:
• подготовка оригиналов к сканированию, уделение скреп и скоб, добавление технологических листов;
• сканирование и штрихкодирование документов;
• распознавание сканированных копий документов;
• определение видов документов и проверка комплектности;
• выявление ключевых атрибутов документов и анализ их значений;
• автоматическая маршрутизация документов и предоставление доступа специалистам Заказчика.
Центр функционирует по принципу единого окна, предоставляя возможность совершать большое количество операций с документами в одном месте.
Продуманная инфраструктура и высокий уровень подготовки персонала превращают бумажную волокиту в прозрачный и управляемый процесс.
Маршрутизация входящей и исходящей корреспонденции в одном месте позволяет экономить ресурсы и время, особенно если речь идет о документообороте в крупных холдингах с множеством филиалов.
Централизованное подразделение четко и однозначно знает какие документы вернулись, а какие не дошли до организации, что, с одной стороны, обеспечивает минимизацию потерь первичной документации, а с другой, помогает контролировать необходимый уровень комплектности.
Единый подход к организации хранения позволяет центру обеспечивать быстрый поиск и подбор необходимых для бизнеса документов в кратчайшие сроки.
Прием и обработка документов, систематическая отчетность, контроль уничтожения документов в срок, регламентирование процесса списания и регистрации документов – малый перечень функционала, который позволяет обеспечивать выдачу нужной вам документации по запросу.
Помимо этого, все документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние».
При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.
Такая система позволяет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.
Квалифицированные специалисты центра проходят специальное обучение и применяют эффективные методы обработки и хранения документов, в зависимости от объемов документов и внутренних процессов бизнеса.
Алгоритмы машинного обучения, роботизированные сервисы и специально обученные нейронные сети, помогают специалистам выявлять документы, оформленные с ошибкой, и фактически инициируют бизнес-процесс по исправлению (переподписанию) документов.
Таким образом уже работающие документы проходят дополнительный «постконтроль», обеспечивающий максимальный уровень качества.
Одним из важнейших элементов цифровой экономики стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами.
Единый центр обработки документов знает, как сформировать процесс построения системы электронного документооборота именно для вашей компании.
Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным неоспоримы:
1. Сокращение времени на обработку документа в десятки раз, сокращение затрат на канцелярию, а также на оплату труда сотрудников канцелярии и архивариусов;
2. Исключены потери документов;
3. Возможность быстро подготовить пул необходимых документов к налоговой проверке или любым другим мероприятиям;
4. Своевременная доставка и получение документов;
5. Ускорение расчетов и платежей;
Единый центр обработки документов помогает выстроить бизнес-процессы по работе с документацией. Помимо основной услуги по обработке и хранению документов центр обеспечивают сервис по отладке процессов коммуникации, передачи документов и информационной поддержке для удобства заказчика.
Опыт десятков внедрений позволяет с уверенностью заявлять о том, что наши Заказчики получают наиболее полную и качественную экспертизу в части реорганизации и постановки бизнес-процессов под свои задачи.
Наш опыт и практика наших клиентов позволяют предложить наиболее простые варианты решений, дающие максимальный синергетический эффект от соединения хорошо отлаженных имеющихся процессов и грамотно внедряемых новых.
Внедрение единого центра обработки документов позволяет нашим Заказчикам достигать следующих результатов:
• Сокращение затрат на содержание непрофильного персонала, покупку техники и канцелярию;
• Сокращение времени на поиск и подбор документов;
• Повышения контроля качества, полноты и корректности содержания документов;
• Сокращение бумажного документооборота;
• Автоматизированная отчетность по проблемным документам;
• Повышение производительности за счёт централизованной обработки документов;
• Исключение случаев потери документов;
• Контроль версий документов;
• Автоматизация процессов обработки и передачи документов;
• Повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки, согласование ответственными лицами и т. д.
Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы
Благодарим за обращение. Ваша заявка принята
Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня