Роботизированное управление процессами (RPA) в сфере документооборота

 

Опасения, что из-за новых технологий вырастет безработица, напрасны.
Технологии, напротив, могут помочь справиться с дефицитом трудовых ресурсов, а роботизация повысит производительность труда, уровень зарплат и может сократить рабочее время.

Дмитрий Медведев

Молодые компании, не успевшие обрасти регламентами и приказами, обычно выигрывают у своих старших и более солидных конкурентов в таких вопросах как гибкость и скорость в принятии решений. Однако, следует так же отметить, что такие «успехи» часто достигаются ценой полного отказа от ведения сколько-нибудь подробного учета важных бизнес-событий, данных о контактах с клиентами и даже документов. Последнее обстоятельство неизбежно приводит к напрасным ошибкам, потере времени, а главное лояльности клиентов. Многие клиенты, в итоге принимают решение об уходе к более медленным, но надежным поставщикам.

Налицо две проблемы: большие компании обладают людскими и финансовыми ресурсами, могут обеспечить подробный учет и необходимый уровень безопасности при работе с данными поставщиков и клиентов, но они не могут позволить себе «перескочить» рутинные этапы процессов, в результате чего их контрагенты вынуждены до нескольких дней, недель, а иногда и месяцев ожидать оформления документов, оплаты счетов или поставки товара; небольшие организации способны быстрее реагировать на внешние запросы, но не могут позволить себе взять в штат специалистов, которые могли бы обеспечить подробный учет коммерческих и финансовых операций, вовремя выявить рискованные сделки, или просто дать клиенту возможность иметь постоянную обратную связь.

Решение обеих проблем, как ни странно, имеет один рецепт: необходимы такие «сотрудники», которые способны в режиме 24/7 выполнять учетные операции со скоростью на порядок превышающую скорость ввода данных оператором, при этом стоимость работы таких сотрудников должна быть минимальной. В данной статье мы хотим рассказать о том, как современные компании могут добиться ускорения бизнес-процессов с использованием роботизированной автоматизации (англ. Robotic Process Automation — RPA).

Оставить заявку
o1
o5
Технология роботизация процессов (RPA)
RPA

В основу технологии заложен принцип имитации рутинных и часто повторяющихся пользовательских действий программой – роботом, благодаря чему данные процессы ускоряются иногда в 10-15 раз.

 

Обычно роботами ускоряют те процессы, которые являются узким местом в бизнес-процессах компании. По этой причине их используют для выполнения таких задач как: осуществление почтовых рассылок, обработка входящей корреспонденции, конвертация данных, парсинг целевых информационных ресурсов, заполнение стандартных форм, считывание данные с отсканированных документов и т. п.

 

Робот встраивается в существующие бизнес-процессы компании как некий виртуальный сотрудник-оператор, который по сравнению с человеком обладает следующими преимуществам:

1.Исключение ошибок человеческого фактора (робот никогда не пропускает каких-либо действий, не путает и не забывает данные).

2.Доступность 24/7 (робот способен работать и днем, и ночью, единственным условием является включенная рабочая станция или сервер).

3.Значительное ускорение операций, требующих 3+ кликов (чем больше «кликов» в операции, тем ощутимее эффект).

4.Интеграция с приложениями на уровне программных интерфейсов (роботу не обязательно использовать пользовательский интерфейс, если приложение обладает, например, API – интерфейсом, робот способен его использовать, что значительно ускоряет выполнение).

 

Однако, следует хорошо понимать не только выгодные стороны роботизации, но и её ограничения, такие как:

1.Один робот выполняет одновременно только одну задачу (робот приступает к выполнению следующего сценария в очереди не раньше, чем завершит текущий).

2.Робот не обладает интуицией (если робот обучен искать документ под названием, «счет», то не стоит ожидать от него обработки документа, который назван «счет-исправленный»).

3.Робот не ориентирован на результат (главная задача робота – успешное выполнение сценария, непредусмотренные сигналы или события ему ничего не скажут).

 

С точки зрения размещения в общей ИТ инфраструктуре компании роботы делятся на два основных вида:

1.Роботы, которые запускаются с компьютера пользователя, чьи процессы автоматизируются (интерактивные роботы).

2.Роботы, которые запускаются на сервере по расписанию с заранее определенными правами доступа (не интерактивные).

3.Существуют также различные комбинации данных основных видов. В следующем разделе мы рассмотрим отличие данных видов более подробно на примерах.

 

Для полноты понимания нужно упомянуть и о том, где следует применять технологию RPA в первую очередь. Принцип определения приоритетов прост: необходимо искать такие процессы, где робот способен сэкономить наибольшее количество человеко-часов, и где разработка самого робота займет наименьшее количество времени.

o1
o5
Применение технологии RPA при работе с документами

В предыдущем разделе мы уже упоминали о том, что программы-роботы можно классифицировать на два вида:

1.Интерактивные роботы (англ. Attended Robots).

2.Не интерактивные роботы (англ. Unatended Robots).

 

Ниже мы приведем примеры применения каждого из них в сфере документооборота.

o1
o5
Пример использования интерактивного робота

Рассмотрим следующую ситуацию: оператор ежедневно принимает заявки на отгрузку, которые содержат данные о количестве товара, а также реквизиты транспортных средств и данные водителей. Задачи оператора, описаны таблице.

 

Суммарное время выполнения одной транзакции от 7 до 50 минут и это при том, что оператор не будет отвлекаться на выдачу документов или телефонные звонки.

 

Технология RPA в данном случае предполагает создание робота, который будет автоматически извлекать необходимые данные из формы заявки, а затем автоматически вызывать необходимые формы ввода данных и заполнять их в обеих системах.

схема

В случае наличия у данных систем программного интерфейса, данные будут направляться напрямую в системы, минуя интерактивный интерфейс. Время выполнения задач при таком подходе сокращается до 30-60 секунд.

o1
o5
Пример использования не интерактивного робота

В предыдущем примере мы рассмотрели ситуацию, когда требуется имитировать работу пользователя в приложении.

 

Однако, не все рутинные операции требуется выполнять таким образом. При анализе корректности заполнения документа, пользователю может не требоваться вносить каждый проверяемый реквизит в систему, однако существует другая проблема — человек не способен физически перелистывать бесконечно большой объем страниц. И хотя анализ каждой страницы занимает меньше минуты, отделы, отвечающие за подобные операции, растут «как на дрожжах» в тех компаниях, где ежегодно речь идет десятках и сотнях тысяч транзакций с документами. В таких случаях многие современные компании переходят на обработку документов в электронном виде.

 

При это значительная часть рутинных операций, таких как: распознавание текста документа, определение вида документа, анализ корректности заполнения ключевых атрибутов возлагается на системы искусственного интеллекта, в том числе на RPA.

схема

На основании опыта и знаний оператора разработчик создает алгоритм робота, который будет отвечать за поиск и проверку конкретного атрибута или группы атрибутов в документе.

 

При этом выполнение данной задачи можно будет передать на сервер, где будут храниться отсканированные образы документов. При этом оператор не становится лишним, но ему отводится роль эксперта в тех случаях, когда система не смогла справиться.

o4
o5
Результат
Результат

В данной статье мы постарались продемонстрировать, как технология RPA позволяет сократить время, затрачиваемое на выполнение процессов обработки документов.

Выбирая нас в качестве партнеров по автоматизации, Вы сможете рассчитывать на нашу экспертизу не только в вопросах RPA, но и в организации полного цикла обработки и распознавания документов.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня