С бумажным архивом связано много недостатков. Документы трудно найти быстро, они теряются при перемещении, нет копий, а значит есть шанс утратить их навсегда при пожаре или затоплении. В бумажном архиве нельзя посмотреть, как менялся документ в определенный период времени. Несколько сотрудников не могут работать с одним и тем же документом, а значит замедляется их работа. Кроме этого, бумажный архив занимает помещение, и даже не одно, а значит компания тратит на аренду большие деньги.

Электронный архив решает проблемы бумажного и помогает компании эффективнее настроить ее бизнес-процессы.

Благодаря электронному архиву:

• все документы приведены к единому формату и структурированы
• сотрудники получают быстрый доступ к необходимым файлам, в том числе и удаленно
• есть возможность работать нескольким людям над одним документом
• быстро формировать отчеты и видеть историю изменений
• не нужно тратить деньги на помещения для хранение

Электронный архив можно организовать локально на сервере организации или в виде облачного хранилища на на стороннем, чтобы иметь доступ к архиву через интернет.

Еще один вариант — хранение документов в «РИО.Архив». «Делис Инфо» готова взять на себя организацию работы, настройку каналов передачи данных, согласование вопросов информационной безопасности и прочие вопросы по построению эффективного рабочего бизнес-процесса. Таким образом вы сэкономите огромное количество времени и получите качественный результат. Мы работаем с компаниями любого масштаба: свяжитесь с нами, и мы обговорим сотрудничество

1 этап

• определить, что нужно вашей организации от системы электронного архива. Какие действия она должна выполнять, откуда будут поступать данные, какой нужен способ хранения, какое есть функционал пользователя.

2 этап

• проанализировать, какие бумаги будут оцифрованы в первую очередь и понять, какой поток обработки ожидается в будущем.

3 этап

• пересмотреть структуру бумажного архива и работу с ним, чтобы создать правила для электронной системы.

4 этап

• оцифровать бумажные документы. С помощью системы «РИО» можно быстро перевести их в электронные, сэкономив время сотрудников и финансы. Благодаря OCR-технологии (оптическое распознавание текста) система «РИО» поможет качественно обработать бумажные документы, исключив человеческий фактор, и свести все недочеты к минимуму.

Бумажные документы сканируют и передают в систему «РИО», которая автоматически распознает информацию, заполняя необходимые атрибуты в электронной карточке документа.

Далее система «РИО» сверяет распознанные данные с внутренними справочниками организации, затем помечает документы, которые не прошли верификацию. Эти документы проверяет специалист и вручную вводит вручную недостающие данные.

Готовая карточка документа попадает в определенно заданный электронный архив. 

Каждый этап обработки документов может быть организован на территории Заказчика или на территории Исполнителя — все зависит от особенностей бизнес-процесса и условий вашей компании.