Создание системы электронного архива

Мы все реже используем бумажные документы в работе и жизни. Чеки присылают на почту, билеты показывают со смартфона, подпись ставят электронную. С развитием технологий стало понятно, что бумажный документооборот приносит большие неудобства любой компании, а следовательно замедляется развитие бизнес-процессов. Для оптимизации работы важно преобразовать бумажные документы в электронные, автоматизируя обработку этого процесса, и создать систему электронного архива, чтобы четко и в едином формате хранить все файлы.

Электронный архив не занимает лишнее помещение, ускоряет поиск документа и работу с ним. Электронный архив можно организовать самостоятельно или воспользоваться готовым, таким образов сэкономив время на его разработку. «Делис Инфо» готова настроить автоматическую обработку бумажных документов с помощью системы «РИО» и предоставить проверенный «РИО.Архив».

Оставить заявку
o1
o5
Почему электронный архив лучше бумажного
Вопрос

С бумажным архивом связано много недостатков. Документы трудно найти быстро, они теряются при перемещении, нет копий, а значит есть шанс утратить их навсегда при пожаре или затоплении. В бумажном архиве нельзя посмотреть, как менялся документ в определенный период времени. Несколько сотрудников не могут работать с одним и тем же документом, а значит замедляется их работа. Кроме этого, бумажный архив занимает помещение, и даже не одно, а значит компания тратит на аренду большие деньги.

 

Электронный архив решает проблемы бумажного и помогает компании эффективнее настроить ее бизнес-процессы.

 

Благодаря электронному архиву:

  • все документы приведены к единому формату и структурированы
  • сотрудники получают быстрый доступ к необходимым файлам, в том числе и удаленно
  • есть возможность работать нескольким людям над одним документом
  • быстро формировать отчеты и видеть историю изменений
  • не нужно тратить деньги на помещения для хранение

Электронный архив можно организовать локально на сервере организации или в виде облачного хранилища на на стороннем, чтобы иметь доступ к архиву через интернет.

Еще один вариант — хранение документов в «РИО.Архив». «Делис Инфо» готова взять на себя организацию работы, настройку каналов передачи данных, согласование вопросов информационной безопасности и прочие вопросы по построению эффективного рабочего бизнес-процесса. Таким образом вы сэкономите огромное количество времени и получите качественный результат. Мы работаем с компаниями любого масштаба: свяжитесь с нами, и мы обговорим сотрудничество

o1
o5
Как организовать электронный архив
Архив

1 этап

  • определить, что нужно вашей организации от системы электронного архива. Какие действия она должна выполнять, откуда будут поступать данные, какой нужен способ хранения, какое есть функционал пользователя.

2 этап

  • проанализировать, какие бумаги будут оцифрованы в первую очередь и понять, какой поток обработки ожидается в будущем.

3 этап

  • пересмотреть структуру бумажного архива и работу с ним, чтобы создать правила для электронной системы.

4 этап

  • оцифровать бумажные документы. С помощью системы «РИО» можно быстро перевести их в электронные, сэкономив время сотрудников и финансы. Благодаря OCR-технологии (оптическое распознавание текста) система «РИО» поможет качественно обработать бумажные документы, исключив человеческий фактор, и свести все недочеты к минимуму.
o1
o5
Как работает система «РИО»
Система

Бумажные документы сканируют и передают в систему «РИО», которая автоматически распознает информацию, заполняя необходимые атрибуты в электронной карточке документа.

 

Далее система «РИО» сверяет распознанные данные с внутренними справочниками организации, затем помечает документы, которые не прошли верификацию. Эти документы проверяет специалист и вручную вводит вручную недостающие данные.

 

Готовая карточка документа попадает в определенно заданный электронный архив. 

 

Каждый этап обработки документов может быть организован на территории Заказчика или на территории Исполнителя — все зависит от особенностей бизнес-процесса и условий вашей компании.

o4
o5
Результат
Результат

Организация электронного архива — непростой процесс, в котором важно знать много тонкостей. Чтобы не тратить на это время и получить качественный результат, обратитесь в компанию «Делис Инфо». Мы готовы предоставить вам систему электронного архива «РИО.Архив», где структурировано и надежно будут храниться ваши документы.

 

Организацию работы, настройку каналов передачи данных, согласование вопросов информационной безопасности и прочие вопросы по построению эффективного рабочего бизнес-процесса компания «Делис Инфо» готова взять на себя. Таким образом вы сэкономите огромное количество времени и получите качественный результат. Мы работаем с компаниями любого масштаба: свяжитесь с нами, и мы обговорим сотрудничество.

Реализованные проекты

Стать партнером

Оставить заявку

Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

* Обязательные поля для заполнения

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня